Subsistema documental de la contabilidad



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Subsistema documental de la contabilidad



Hernando Bermúdez Gómez1
“Los jóvenes que aspiran a puesto digno en el comercio, deben conocer la gramática, en especial la ortografía, para poder expresarse con corrección; la aritmética comercial para resolver con exactitud las operaciones; la geografía para saber los puntos de producción de los efectos, las vías de comunicación y costo de transportes; algo de numismática para conocer las monedas de los diversos países y distinguir las legítimas de las falsas; algo de legislación civil y criminal, siquiera para saber dudar y consultar.

Les recomendamos que sean puntuales, activos y corteses, y les encarecemos la necesidad de una perfecta honradez; el joven que por una bagatela compromete su porvenir, es un necio digno de una suerte desgraciada. Todo individuo que maneja dinero debe llevar cuentas escritas, sin dejarse vencer de la pereza. El que no lleva cuentas escritas tiene todas las probabilidades de un fracaso en sus negocios. El comerciante debe ser hombre de lápiz, es decir, que calcula y compara con cantidades escritas, no al poco más o menos.”2


Contenido


Subsistema documental de la contabilidad 1

Introducción 5

Finalidad de este ensayo 5

Noción de Derecho Contable 5

Noción de Regulación Contable 6

Noción de Sistema Contable 8

Un sencillo diagrama 14

El documento y el registro contable 16

Recordando a Gertz 16

El documento 20

Introducción a la noción de documento 20

Elementos esenciales del documento 22

La escritura 22

La autoría 23

El soporte documental 24

La Memoria del Mundo 24

El documento electrónico 26

Algunas explicaciones sobre la retención de datos mediante computadoras 30

La computación electrónica y los sistemas de información 36

Algunas ideas adicionales en torno a los ERP 38

Tres características del documento 42

Autenticidad 42

La firma 43

Protección de la integridad y veracidad de un documento 44

El registro contable 45

El hecho económico 45

Noción de hecho económico 45

Identificación del hecho económico 46

Reconocimiento del hecho económico 46

Hechos jurídicos y hechos económicos 47

Requisitos para poder reconocer un hecho económico 50

Asiento en los libros 50

La teneduría 50

Oportunidad del asiento 52

Contabilidad al día 52

Forma de hacer los asientos 54

Los soportes 64

La legislación anterior 64

La legislación actual 66

Origen externo o interno de los soportes 68

Fecha de los soportes 70

Firma de los soportes 70

Idioma de los soportes 70

Registros a partir de los soportes 71

La factura 72

Los títulos valores 75

El contenido de la factura 76

La correspondencia 77

Los planes de cuentas 82

Algunas ideas generales 82

Régimen legal en Colombia 92

Los comprobantes 96

El sistema de comprobantes 96

La función administrativa de la contabilidad 96

Descripción del sistema de comprobantes 98

Uso los soportes como comprobantes 100

La legislación actual 100

El Código de Comercio 100

La norma reglamentaria 102

Jurisprudencia 105

Los libros 107

Los libros necesarios u obligatorios 109

Los tres libros explicados por Pacioli 109

Los libros obligatorios en el Código de Comercio Terrestre 109

Los libros en el Código de Comercio vigente 118

Los libros de comercio y los libros de contabilidad 118

Exigencias sobre los libros de contabilidad 119

Libros obligatorios 121

Los libros en las normas reglamentarias del Código de Comercio 124

Breve historia del reglamento actual 124

Determinación de los libros a través de sus finalidades 125

Tres variables 126

¿Diario y mayor? 132

Los libros y la cuenta de capital 132

Libros auxiliares 133

Libros en establecimientos de comercio 133

Libros en las microempresas y en las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad 134

Libro de inventario de mercancías 135

Función múltiple de un libro 136

Explicaciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública 137

Regulaciones expedidas por la Superintendencia Financiera 140

Regulaciones expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria 142

Regulaciones expedidas por la Contraloría General de la República 146

La compostura de los libros 160

El registro de los libros 164

El registro de los libros en la legislación anterior y en otros países 164

Obligación y forma de registrar los libros 164

Antiguas posiciones sobre la imposibilidad de registrar documentos electrónicos 166

Autorización de apertura y autorización de clausura 170

Efectos del registro de los libros 172

El registro en las entidades de economía solidaria 173

Nueva reglamentación: desaparición del deber de registro 175

El diligenciamiento de los libros 179

Reflexiones generales 179

La teneduría 182

Corrección de errores 185

Clasificaciones de los libros 188

Los estados financieros 189

Forma y contenido de los estados financieros 189

Estados de propósito general y de propósito especial 190

Estados financieros básicos 192

Algunas anotaciones sobre el balance 196

De la cuenta al estado de resultados 206

Otros estados financieros 211

Estructura y forma de los estados financieros en la legislación colombiana 215

La oportunidad de los estados financieros 218

Proyecto de IASB 219

Otros informes financieros 220

Regulaciones contables sectoriales 224

Reflexiones generales 224

Normas expedidas por la Superintendencia Financiera 228

Normas expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria 230

Prescripciones de la Ley 1314 de 2009 236

Régimen tributario de la contabilidad 237

Conservación y reproducción 248

Deber de conservar 248

Término de la conservación 248

Régimen vigente 249

Pérdida y reconstrucción 261

Transmisión del deber de conservación 261

Obligaciones específicas de conservación 262

Conservación electrónica 263

Técnica de administración de documentos 263

Comunicación y exhibición 267

Verificabilidad 267

El valor de prueba del subsistema documental 270

Exigencia de una contabilidad ordenada y adecuada 274

Reglas procesales en los códigos de comercio 276

Reglas para determinar el valor de prueba de los libros de comercio 281

Valor probatorio de los documentos individualmente considerados 289

Inspección de libros y documentos 289

Explicaciones generales 289

El derecho de inspección de los socios 292

La facultad de inspeccionar del revisor fiscal 297

La inspección de documentos en las normas de auditoría internacionales 299

El informe del revisor fiscal sobre el subsistema documental de la contabilidad 313

La inspección de las Superintendencias 315

La inspección de la Autoridad Tributaria 316

La inspección judicial 317

Protección penal 321

Estado de Derecho 321

Expresiones del ius puniendi 322

El delito 323

La lucha contra la corrupción 324

El derecho a recibir información veraz e imparcial 325

Representación fiel 327

La realidad debe primar sobre la apariencia 328

Las afirmaciones implícitas en los estados financieros 329

La certificación de los estados financieros 330

La obligación de verdad y los contadores públicos 330

La falsedad en materia contable 331

Doble contabilidad 337

Protección contravencional 340

Poder y actividad de policía 340

Las superintendencias 343

Funciones en materia contable de las autoridades de inspección, vigilancia o control 349

Los tipos en blanco 352

Responsabilidad por la conducta omisiva 357

Incomunicabilidad de la responsabilidad 357

Responsabilidad objetiva 358

Debido proceso 364

Protección profesional 371

Regulación internacional y extranjera 372

La prueba obtenida en el o enviada al extranjero 372

Xbrl 375

Sobre algunas legislaciones extranjeras 381

Estado de California, Estados Unidos de América 381

República Argentina 383

Reino Unido 386

España 388

Hong Kong - Special Administrative Region of the People’s Republic of China 390

Republic of South Africa 391

Japón 394

Australia 395

Colofón 397

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