Procedimiento de identificacion de requisitos legales



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PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES
















  1. OBJETIVO:

Describir la metodología para la identificación y actualización de las normas legales, actos administrativos y otros requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo aplicables a la organización, evaluar su cumplimiento y comunicación al personal y a las partes interesadas.




  1. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a los requisitos legales en Seguridad y Salud en el Trabajo relacionados a la actividad económica que desarrolla la empresa XXXXXX., e incluye a las partes interesadas que así lo requieran.




  1. RESPONSABLES:


La alta dirección: Es la responsable de aprobar el presente procedimiento y de proporcionar los recursos para la implementación de los requisitos normativos.
Asesor jurídico (Interno o externo): Es el encargado de realizar la identificación y actualización de los requisitos legales.
Responsable del SG-SST: Es el responsable de la elaboración, mantenimiento y dar cumplimiento a éste procedimiento, así como de la actualización de los requisitos según corresponda.
Copasst o Vigía en SST: Es el encargado de apoyar el proceso de verificación del cumplimiento legal.
Trabajador: Dar cumplimiento a las normas en materia de seguridad y salud en el trabajo.


  1. DEFINICIONES:

Ley: Norma expedida por el congreso de la república y que tiene como característica de ser contenido general, abstracto e impersonal.
Decreto ley: Acto administrativo expedido por el presidente de la republica que tiene la misma fuerza de una ley, pero que, por mandato de la constitución en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el congreso.
Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el presidente, gobernadores y alcaldes entre otros.
Resolución: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la administración pública, adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.
Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.
Normas legales: Normas reglamentarias de carácter general, como leyes, decretos, resoluciones y acuerdos entre otros, expedidos por el gobierno nacional o autoridades regionales o municipales competentes, que puedan incidir sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente.
Matriz legal Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.
Requisito Legal Aplicable: Especificación, parámetro y norma que debe tenerse en cuenta para el manejo de los Peligros, Riesgos y Controles de la empresa.
Requisitos Legales: Indican las condiciones necesarias específicas que debe reunir una actividad, instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado para cumplir con los postulados concretos que se recogen en los textos legales.


  1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:



ACTIVIDAD

RESPONSABLE



1

Investigar a través de los diferentes medios informativos o fuentes las nuevas normas (leyes, decretos, resoluciones y otras) o modificaciones a las mismas (derogación, cambio y/o un nuevo requisito legal).

Asesor Jurídico y el Responsable de SGSST





2

Identificar las normas legales y otros requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo que apliquen a la gestión de la empresa, expedidas por las autoridades competentes u otras partes interesadas.

Asesor Jurídico y el Responsable de SGSST





3

Consultar y definir con los asesores legales y la ARL y analizar las normas y leyes aplicables para la Empresa y determinar si se deben adicionar a la Matriz de Identificación de Requisitos Legales aplicables en Seguridad Salud en el Trabajo de la empresa.

Asesor Jurídico y el Responsable de SGSST





4

En colaboración con el asesor jurídico de la organización y el Responsable del SG-SST se consolida la siguiente información en la Matriz de requisitos legales y de otra índole XXXXXXX:


  • Tema o riesgo: Se describe el tema o riesgo al que se refiere la legislación citada

  • Norma, año y ente emisor: Se registra el nombre de la legislación o norma, el año de emisión y nombre del ente emisor

  • Disposición que regula

  • Artículos aplicables

  • Descripción del requisito: especificar los aspectos más relevantes que tiene la normatividad citada y que aplican a la organización

  • Evidencia que asegura el cumplimiento: Especificar la forma como se evidencia el cumplimiento del requisito dentro de la organización

  • Nivel de cumplimiento: total, parcial o insuficiente de acuerdo al estado del cumplimiento del requisito

  • Responsable del cumplimiento: delegado para dar cumplimiento al requisito y otros que adopte la organización.

Asesor Jurídico y el Responsable de SGSST


5

Ejecuta el plan de acción para cumplimiento de los requisitos legales y realiza seguimiento del mismo.

Responsable de SGSST


6

Realiza revisión de la Matriz de Requisitos Legales de acuerdo en relación con lo establecido en el Plan de Trabajo anual.

Asesor Jurídico y el Responsable de SGSST


7

La actualización de la Matriz se realizará de manera trimestral y se realizará su respectivo ingreso al documento XXXXX.

Asesor Jurídico y el Responsable de SGSST



8

Divulgar la programación de las actividades a desarrollar, en las carteleras informativas y con comunicados internos vía e-mail a los involucrados para evidenciar que si están informadas todas las áreas.

Asesor Jurídico y el Responsable de SGSST






FIN




5.2 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

La verificación del cumplimiento de los requisitos legales en Seguridad y Salud en el Trabajo aplicables a las actividades de la empresa, será efectuada por el Responsable del SGSST y el asesor jurídico, mediante la revisión de las normas para establecer su nivel de cumplimiento en la siguiente clasificación:




  • TOTAL: El requisito es cumplido completamente a través de los recursos y procesos definidos.

  • PARCIAL: El requisito presenta deficiencias en su cumplimiento. Se puede presentar el caso que se cuente con plazos para entrar en vigencia, lo que se debe dejar explícito en las acciones.

  • INSUFICIENTE: No se puede evidenciar cumplimiento del requisito.

En el momento que se realiza la identificación de un requisito legal se debe verificar su nivel de cumplimiento y generar las acciones necesarias para su cumplimiento total y posteriormente y de manera trimestral se hace seguimiento y actualización de la Matriz de Identificación de Requisitos Legales aplicables en Seguridad y Salud en el Trabajo


5.3 COMUNICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES:

La comunicación de los requisitos legales se realiza a través del correo electrónico corporativo y publicación en carteleras, para acceso de todos los empleados y en las capacitaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.


Cuando las partes interesadas (Autoridades Competentes, Comunidad, Clientes, u otros) requieran información de los requisitos legales aplicables a la empresa, el Responsable del SGSST y el asesor jurídico, verificarán, evaluarán y atenderán cada solicitud de acuerdo al requerimiento, tomando como base la Matriz de Identificación de Requisitos Legales aplicables en Seguridad y Salud en el Trabajo.


  1. FUENTES DE CONSULTA

Las siguientes fuentes serán las que principalmente serán utilizadas para identificar las normas legales aplicables:
Colocar las fuentes de consulta de donde saco los requisitos legales.



  1. CONTROL DE CAMBIOS




VERSIÓN N°.

FECHA

MODIFICACIÓN























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