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PLANEACION Y ADMINISTRACION ESTRATEGICA

  • Por Miguel Herrera y
  • Gabriel Leandro
  • www.auladeeconomia.com

PLANEACIÓN

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

  • La planeación es la función administrativa básica que implica:
    • el establecimiento de objetivos y
    • el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos,
    • apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

  • La administración sin planeación no tiene razón de ser:
    • Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.

PLANEACION

  • Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.
  • Incluye determinar:
    • las misiones globales,
    • identificar los resultados claves y
    • fijar objetivos específicos,
    • así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION

  • Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.
  • Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.

PLANEACION

  • En conclusión, la planeación es:
  • el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION

  • SE OCUPA DE LOS FINES:
  • ¿QUE DEBE HACERSE?
  • SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
  • ¿COMO DEBE HACERSE?

PLANEACION

  • ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.

Importancia de la planeación

  • Planeación
  • Da sentido de dirección
  • Facilita el control
  • Visualiza los cambios

SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN

  • La planeación y el control son inseparables.
  • Los planes establecen los estándares de control.
  • Cualquier control sin planes carece de sentido.

ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control

  • Planeación
  • Instrumentación
  • de los planes
  • Control
  • Acción
  • correctiva
  • Desviación

Principales objetivos de la planeación

  • Facilitar el control:
  • Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.
  • Sin la planeación no puede haber control.

Principales objetivos de la planeación

  • Reducir la incertidumbre:
  • Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.

Principales objetivos de la planeación

  • Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
  • Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.

Principales objetivos de la planeación

  • Establecer el esfuerzo coordinado:
  • Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

Tipos de planes

Planes por su ámbito de influencia

  • Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
  • Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.

Planes por su horizonte temporal

  • Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.
  • Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.
  • Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.
  • Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

Planes por especificidad

  • Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
  • Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

  • Propósito y misión estratégicos
  • Visión
  • Premisas
  • Objetivos y metas
  • Estrategias
  • Reglas y Políticas
  • Procedimientos
  • Programas
  • Presupuestos

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

  • La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.
  • Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

  • El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.

PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

  • La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

VISION

  • La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.

VISION

  • Debe cubrir ciertas características:
    • ser formuladas por la alta dirección,
    • conocida y compartida por todos los colaboradores,
    • sustentarse en los valores de la organización,
    • ser positiva y alentadora y, lo más importante,
    • orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

Premisas

  • Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.
  • Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.

Premisas

  • La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
    • fortalezas,
    • oportunidades,
    • debilidades y
    • amenazas.
  • Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.

OBJETIVOS Y METAS

  • Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.
    • Son fines a los que se quiere llegar.
    • Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.
    • Surgen de los objetivos.
    • Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METAS

  • Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
    • Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).
    • Los objetivos son el fin determinado.
    • Son los que permiten alcanzar metas.
    • Constituyen el plan básico de la empresa.

ESTRATEGIAS

  • La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.
    • Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.

REGLAS Y POLÍTICAS

  • Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.
    • Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.
    • Ejemplo: No fumar.

REGLAS Y POLÍTICAS

  • Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.
    • La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.
    • Pueden ser escritas o verbales.
    • Ejemplo: política salarial.

PROCEDIMIENTOS

  • Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.
    • A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento.
    • Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
    • Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

PROGRAMAS

  • Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.

PROGRAMAS

  • Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.

PRESUPUESTOS

  • Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto.
    • Son una expresiones en términos numéricos.
    • Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán.
    • Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS

  • Existen varios tipos de presupuestos:
    • Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.
    • Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.

PRESUPUESTOS

    • Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.
    • Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.
    • Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.

JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

  • Presupuestos
  • Programas
  • Procedimientos
  • Reglas y políticas
  • Estrategias
  • Objetivos y metas
  • Premisas
  • Visión
  • Propósito
  • y misión

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

OBJETIVOS

  • Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.
  • Existen objetivos:
    • a largo y corto plazo,
    • generales y específicos.
  • Los objetivos deben ser verificables:
    • se debe determinar si se alcanzan o no en un período determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

  • Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal
  • Objetivos Departamentales y de unidades
  • Objetivos Divisionales
  • Objetivos generales más específicos
  • Áreas claves (Costos-inversión - calidad)
  • Objetivos generales de la
  • organización (largo plazo-estrat.)
  • Misión
  • Prop. socio-económico
  • Método
  • descendente
  • Método
  • ascendente

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

  • La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

  • En la administración por objetivos:
    • los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes,
    • especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y
    • utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

  • La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.
  • El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

  • Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.
  • La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

  • Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

  • La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
  • La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.

BENEFICIOS DE LA APO

  • Mejora la administración (planeación orientada a resultados).
  • Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.
  • Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO

  • En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.
  • Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.
  • Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

Planeación

  • Planeación:
  • es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

  • Principio de contribución al objetivo.
  • Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

  • Principio de primacía de la planeación.
  • Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

  • Principio de eficacia de los planes.
  • Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

  • Principio de adhesión al objetivo.
  • Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

  • Principio de flexibilidad.
  • Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

  • Principio de cambio de ruta.
  • Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.

El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos

  • Fines. Especificar metas y objetivos
  • Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.
  • Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
  • Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones
  • Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.
  • Partes de la planeación


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