Manual de normalización de documentos administrativ



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Este Manual de normalización de documentos administrativos ha sido realizado por un grupo de trabajo constituido por el siguiente personal de administración y servicios:
Pilar Ayala Galán

Elena Domínguez Ortega


Francisca Martel Ruiz

Jacqueline Montelongo Sánchez

Dolores Morales Sosa

Orlando José Socorro Lorenzo

Elena Suárez Manrique de Lara

De la elaboración del capítulo segundo y de la revisión lingüística y estilística de este manual se han ocupado los siguientes profesores del Departamento de Filología Española, Clásica y Árabe:


Clara Eugenia Hernández Cabrera

Jose Antonio Samper Padilla


ÍNDICE

PRESENTACIÓN 5


CAPÍTULO 

ESTRUCTURACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS 7



  1. Criterios para la elaboración de documentos impresos 9

1.1. Aspectos generales de configuración 9

1.2. Criterios de paginación 11



  1. Contenido básico de los documentos administrativos 11

2.1. Estructura 11

a) Encabezamiento 11

b) Cuerpo 12

c) Formalización 12

d) Pie 15

2.2. Peculiaridades de algunos documentos administrativos 15

a) Motivación 15

b) Requisitos concretos de las notificaciones 16

CAPÍTULO 

RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA EXPOSICIÓN Y REDACCIÓN

DE LOS TEXTOS 19

CAPÍTULO III

CATÁLOGO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 37

- Acta de calificaciones 40

- Acta de reunión de órganos colegiados 43

- Acuerdo 50

- Carta 53

- Certificado 55

- Certificado acreditativo de silencio administrativo 59

- Circular 63

- Contrato 67

- Convenio 71

- Convocatoria de reunión de órganos colegiados 79

- Declaración jurada 82

- Diligencia 84

- Informe 87

- Memoria explicativa 96

- Nota interior 99

- Notificación 101

- Oficio 105

- Portada de fax 108

- Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud 111

- Resolución 114

- Solicitud (modelo normalizado) 118

- Solicitud (modelo genérico) 123

APÉNDICE 1. Abreviaturas , siglas, expresiones y fórmulas de

tratamiento 129



  1. Abreviaturas, siglas y acrónimos 131

1.1. Concepto y uso 131

1.2. Abreviaturas más usuales 132

1.3. Siglas y acrónimos de uso más frecuente 134

1.4. Siglas de universidades españolas 135

1.5. Siglas de los centros de la ULPGC 136

  1. Tratamientos honoríficos 137


2.1. Universidades 137

2.2. Comunidad Autónoma 138

2.3. Poder ejecutivo. Órganos de gobierno y administraciones

3.3Ppúblicas 138



  1. Expresiones latinas usadas frecuentemente en español 139

APÉNDICE 2. Normativa de referencia 141

BIBLIOGRAFÍA 145


REAL DECRETO 1465/1999, de 17 de septiembre , por el que se

Establecen criterios de imagen institucional y se regula la

producción documental y el material impreso de la Administración

General del Estado. 153


PRESENTACIÓN


El Libro blanco para la mejora de los servicios públicos, elaborado por el Ministerio de Administraciones Públicas, destaca que la nueva administración del siglo XXI, orientada fundamentalmente a satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios, debe tener como estrategia prioritaria de actuación «la mejora de la atención a los ciudadanos en todas sus vertientes, así como el establecimiento de un sistema de comunicación recíproca entre aquéllos y la Administración». Y para mejorar la calidad y accesibilidad de la información y facilitar la comunicación con los destinatarios de los servicios, señala la conveniencia de desarrollar una serie de medidas concretas, entre las que se encuentra la de «mejorar la presentación y el lenguaje de los impresos empleados en las relaciones con los ciudadanos».


La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) comparte estas mismas preocupaciones, y por ello ha puesto en marcha el Plan de Calidad de los Servicios y la Gestión en el marco del Plan de Calidad Institucional. Se trata de desarrollar, de forma coordinada e integrada, un conjunto de actuaciones encaminadas a impulsar la modernización de la administración universitaria, de acuerdo con las tendencias que se están apuntando en el ámbito de la gestión pública, y propiciar un cambio en la cultura organizativa que permita acometer procesos de mejora continua de la calidad con la vista siempre puesta en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los miembros de la comunidad universitaria y de la sociedad a la que nos debemos.
El Manual de normalización de documentos administrativos de la ULPGC, como acción puntual del Plan de Calidad de los Servicios y la Gestión, pretende ser un instrumento para mejorar la presentación y el lenguaje de la producción documental de la administración universitaria. Se trata de un manual práctico, concebido para facilitar el trabajo cotidiano del personal que presta servicios en las diferentes unidades de la Universidad (servicios centrales, administraciones de edificios, centros, departamentos, etc.) y en el que se ofrecen tanto las indicaciones generales como los formatos concretos que han de seguirse de ahora en adelante para la elaboración de documentos administrativos. Con ello damos un paso importante para normalizar la variadísima producción de escritos que utilizamos a diario en nuestra comunicación interna y externa, al tiempo que establecemos unos mismos criterios de imagen institucional que permitirán la identificación inequívoca de los documentos administrativos de la ULPGC.
Pero la labor que queda por hacer en esta dirección es tanta que con este manual damos tan sólo el primer paso de los muchos que hemos de recorrer de forma inmediata. En primer lugar, todavía tiene la consideración de manual provisional, sometido a revisión en fase de prueba, de tal manera que su utilización continuada durante los próximos meses permitirá hacer el manual definitivo, incorporándole las mejoras que resulten necesarias a partir de las aportaciones y sugerencias de todos. En segundo lugar, es un manual insuficiente, que debe ser complementado con el trabajo que se desarrolle en cada unidad o servicio para redefinir y estandarizar, a partir de los criterios que en él se establecen, todos los impresos y documentos específicos que sirven como soporte de comunicación administrativa en las relaciones con los usuarios. Y en tercer lugar, resulta un manual incompleto para el logro del objetivo de calidad que se pretende alcanzar, puesto que ha de venir acompañado de otros dos instrumentos fundamentales para homogeneizar la imagen corporativa de la Institución y mejorar la comunicación con los usuarios de nuestros servicios. Por una parte, tendrá que ajustarse a las normas que se fijen en el Manual de identidad corporativa que va a elaborarse en el año 2001 al amparo del Plan de Comunicación; y por la otra, su utilidad práctica para el trabajo cotidiano en las diferentes unidades se completará con el Libro de estilo del lenguaje administrativo de la ULPGC en el que ya ha comenzando a trabajar con gran ilusión un equipo del Departamento de Filología Española, Clásica y Árabe.
A buen seguro que cuando perfeccionemos el manual que tienes en tus manos y elaboremos esos nuevos instrumentos de comunicación estaremos en condiciones de decir que la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria ha dado un importante salto cualitativo como administración moderna al servicio de la comunidad universitaria y de la sociedad a la que sirve.
Las Palmas de Gran Canaria, a 1 de diciembre de 2000.

Francisco Quintana Navarro,

Gerente de la ULPGC.


CAPÍTULO :

ESTRUCTURACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS



1.- CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS IMPRESOS

En este apartado se establecen los aspectos, tanto formales como de estilo, que hay que tener en cuenta a la hora de redactar un documento. No obstante, la estructura, el formato y los supuestos de utilización de los distintos tipos de documentos administrativos se recogen en el capítulo tercero de este manual de forma más pormenorizada y con el ejemplo correspondiente.



1.1. Aspectos generales de configuración

Se utilizará, con carácter general, el tipo de letra ARIAL, tamaño 12 e interlineado sencillo.


Hay que tener en cuenta las siguientes observaciones sobre el empleo de tipos de letras:


  1. El subrayado de palabras únicamente se utilizará en casos especiales.




  1. La negrita no se utilizará en el cuerpo del texto; por tanto, sólo se empleará en el título del documento, de los apartados, subapartados y otras subdivisiones.




  1. Para los números de las notas a pie de página se adoptará el tipo de letra superíndice.

Respecto a los apartados de un texto se tendrán en cuenta las siguientes reglas:




  1. La inclusión de excesivas divisiones puede llegar a dificultar la comprensión; por lo tanto, se utilizarán las estrictamente necesarias.




  1. Si se precisara recurrir a subapartados, se procurará que la numeración de los mismos no supere los dos dígitos.




  1. Para las subdivisiones dentro de los subapartados se utilizarán letras.




  1. Por último, si dentro de una subdivisión de un subapartado se precisara realizar una nueva separación se recurrirá a símbolos como el guión largo (—), las flechas (), etc.

En el siguiente esquema se muestra el modelo que ha de seguirse:




TÍTULO DEL DOCUMENTO (negrita, mayúscula, tamaño 14)

1.- TÍTULO DEL APARTADO (negrita, mayúscula, tamaño 12)

1.1. Título del subapartado (negrita, minúscula, tamaño 12)
a) Título de otras subdivisiones (negrita, cursiva, minúscula, tamaño 12)

  • Título de otras subdivisiones (cursiva, minúscula, tamaño 12)




Para la presentación de los párrafos se deberá tener en cuenta lo siguiente:




  1. El texto se ajustará a ambos lados (justificación total) y al comienzo de cada párrafo se establecerá una tabulación de 1,5 cm.




  1. El ancho del texto para un DIN A4 será de 16 cm., con un margen izquierdo de 3 cm. y un margen derecho de 2 cm.

El espacio en blanco previo al inicio del texto deberá ser suficiente para dar cabida a los sellos de registro de entrada y salida. Para ello, el texto se iniciará entre 1 y 3 cm. contados a partir de la parte inferior del membrete.


El margen inferior del texto irá a 2 cm del borde del papel o, en su caso, de la línea de paginación.


  1. Entre un párrafo y el siguiente se dejará una línea en blanco. A estos efectos, la línea de lugar y fecha se considera como un párrafo más.




  1. Los títulos de los apartados con un dígito no llevarán sangría de entrada.




  1. Se establecerá una sangría de entrada (de 1 cm.) para los títulos de los subapartados con dos dígitos y demás subdivisiones.




  1. A partir del nivel de división dentro de los subapartados de dos dígitos, los párrafos que ocupen más de una línea irán alineados con la primera letra del título de dicha subdivisión.




  1. El espacio en blanco antes del título de un apartado o subapartado deberá ser mayor que el existente entre dicho título y el párrafo siguiente.




  1. Deberá evitarse que la última página de un documento contenga menos de dos líneas de texto; se considerará a estos efectos que la línea de lugar y fecha no forma parte del texto. Para ello se podrá recurrir a una de las siguientes opciones: a) disminuir el interlineado del documento (se seleccionará un interlineado exacto inferior a 12 puntos); b) aumentar el interlineado a fin de que parte del texto pase a la página siguiente.




  1. Tanto la antefirma (identificación del cargo o puesto) como la identificación nominativa del firmante del documento irán centradas; la primera en mayúsculas y la segunda en minúsculas.



1.2. Criterios de paginación

Al paginar los documentos se aplicarán las siguientes normas:




  • Se deben numerar todas las páginas de los documentos que contengan más de una.




  • Es conveniente que en el oficio de remisión al que se adjunta un documento se indique el número de páginas, cuando conste de más de una.




  • El número de página se colocará ubicado en el extremo inferior central del papel.



2.- CONTENIDO BÁSICO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A continuación se relacionan algunos requisitos fundamentales (resultantes de las distintas disposiciones legales) de los documentos que recogen actos administrativos de carácter general.



2.1. Estructura


  1. Encabezamiento

Según establece el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y material impreso de la Administración General del Estado, en todos los documentos que recojan actos administrativos, incluidos los de mero trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que consten al menos los siguientes datos:


  • El título, que expresará con claridad y precisión el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.




  • El número o clave asignados, en su caso, para la identificación del expediente en el que se integra el documento, con el objeto de facilitar al ciudadano su mención en las comunicaciones que dirija a la ULPGC.

Se utilizará letra arial de 14 puntos, en mayúscula y negrita. Si ocupa una sola línea irá centrado; si ocupa más de una, irá con justificación total.




  1. Cuerpo



  • Redacción de los documentos

En la elaboración de los documentos y comunicaciones administrativos, sobre todo los que hayan de dirigirse a los particulares, se deberá disponer el texto en forma clara y concisa. Para ello se usarán párrafos breves y separados, y se evitará la aparición de apartados excesivamente largos o complejos que dificultarían su comprensión.
No se incluirán en las comunicaciones administrativas, o en los modelos de documentos dirigidos a la ULPGC, fórmulas de salutación o despedida, ni expresiones o giros que no sean esenciales para la exposición del contenido del documento.
Si se emplea alguna fórmula de tratamiento, no irá en el cuerpo del texto, sino al pie del escrito o en el apartado que se refiere al destinatario.
En cuanto a las abreviaturas y siglas, se atenderá a lo establecido en el apéndice 1 de este manual.


  • Referencias a disposiciones normativas

La primera vez que se citen se expresarán al menos el número, la fecha y la denominación de la disposición (todo ello en cursiva), así como la fecha de publicación en el boletín oficial correspondiente. En las siguientes alusiones a la misma disposición bastará citar su número, salvo aquéllas que no lo contengan, en cuyo caso se citará la fecha.



  1. Formalización

Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los de mero trámite, debe estar formalizado.
Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita. La formalización también se podrá hacer por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.
En los restantes documentos, especialmente en los de contenido informativo, no se exigirá formalización, porque es suficiente la constancia del órgano autor del correspondiente documento.

En las resoluciones administrativas y comunicaciones oficiales, internas o externas, será obligatorio incluir:





  • Lugar y fecha

Por lugar se entiende el municipio1; la fecha es la del día en que se formaliza el documento. Para el día y el año (sin punto) se usarán los números; para el mes, la letra minúscula.
La línea del lugar y fecha llevará justificación total, con una tabulación al comienzo y punto al final.



  • Antefirma

Expresará el cargo o puesto al que corresponda emitir el documento.
Irá en mayúscula, centrado, sin coma al final y separado del párrafo de lugar y fecha por una línea en blanco.



  • Identificación nominativa del firmante

Contendrá el nombre y los apellidos de la persona que firma, sin anteponer la abreviatura «Fdo.».
Irá en minúscula, centrado y sin punto al final; se dejará una separación aproximada de 4 a 6 líneas en blanco respecto de la antefirma.
A la izquierda de la firma se estampará el sello de la unidad correspondiente.



  • Supuestos de delegación y suplencia

En el caso de delegación de competencias (artículo 13 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero), y siempre que no sea preceptivo mencionar la competencia en el cuerpo del documento, en la antefirma se hará constar la denominación del cargo o puesto del firmante, la denominación del órgano que delega (precedida de la abreviatura «P.D.») y la disposición de delegación.
En el siguiente ejemplo el gerente firma por delegación de competencias del rector:

EL GERENTE

(P.D. del Rector, Resolución de 17 de noviembre de 1998, BOC de 25-01-99)

Francisco Quintana Navarro

En aquellos documentos en que sea preceptivo mencionar la competencia en el cuerpo (por ejemplo, resoluciones, acuerdos, etc.), en la antefirma solamente constará la denominación del cargo o puesto del firmante.


En el caso de delegación de firma (artículo 16 de la Ley 30/1992), en la antefirma se hará constar la denominación del órgano que delega, la denominación del cargo o puesto del firmante (precedida de la abreviatura «D.F.») y, en su caso, la disposición de delegación.
En el siguiente ejemplo la gestora formaliza por delegación de firma de la administradora del edificio:


LA ADMINISTRADORA DEL EDIFICIO DE INGENIERÍAS

D.F., LA GESTORA

Yolanda Salguero Capilla

En el caso de suplencia (artículo 17 de la Ley 30/1992), en la antefirma se hará constar la denominación del órgano competente para emitir el documento, la denominación del órgano que firma por suplencia (precedida de la abreviatura «P.S.») y, en su caso, la disposición reguladora de la suplencia.


En el siguiente ejemplo la subdirectora de Inspección de Servicios formaliza por suplencia del director de la Unidad de Gestión de Organización y Recursos Humanos:

EL DIRECTOR DE LA U.G. DE

ORGANIZACIÓN Y RR.HH.

P.S., LA SUBDIRECTORA DE INSPECCIÓN DE SERVICIOS

Jacqueline Montelongo Sánchez

Al aplicar lo expuesto en los párrafos anteriores se tendrá en cuenta la Resolución de 17 de noviembre de 1998 de la ULPGC sobre delegación de competencias en diversos órganos unipersonales.





  1. Pie

Según el Real Decreto 1465/1999, contendrá la identificación del destinatario del documento, expresándose el nombre y los apellidos si se trata de una persona física, la denominación social en los casos de personas jurídicas privadas o la denominación completa del órgano o entidad a la que se dirige.
Irá en mayúscula, justificación total, sin punto al final y lo más próximo posible al margen inferior del documento.
Se utilizará la fórmula de tratamiento que corresponda en cada caso, conforme al apéndice 1 del manual; por ejemplo:




2.2. Peculiaridades de algunos documentos administrativos


  1. Motivación

Algunos documentos administrativos tienen como elemento esencial de su contenido la motivación, esto es, la exposición de los hechos y fundamentos de derecho en que se basa una decisión administrativa.
Según establece el artículo 54 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, serán motivados:


  • Los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos.




  • Los que resuelvan procedimientos de revisión de oficio de disposiciones o actos administrativos, recursos administrativos, reclamaciones previas a la vía judicial y procedimientos de arbitraje.




  • Los que se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes o del dictamen de órganos consultivos.




  • Los acuerdos de suspensión de actos, cualquiera que sea el motivo de ésta, así como la adopción de medidas provisionales previstas en los artículos 72 y 136 de esta ley.




  • Los acuerdos de aplicación de la tramitación de urgencia o de ampliación de plazos.




  • Los que se dicten en el ejercicio de potestades discrecionales, así como los que deban serlo en virtud de disposición legal o reglamentaria expresa.

La motivación de los actos que pongan fin a procedimientos selectivos y de concurrencia competitiva, se realizará de conformidad con lo que dispongan las normas que regulen sus convocatorias. En todo caso deben quedar acreditados en el procedimiento los fundamentos de la resolución que se adopte.




  1. Requisitos concretos de las notificaciones

Están regulados en los artículos 58 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero.
Se notificarán a los interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses, en el plazo máximo de 10 días desde que el acto se haya dictado.
La notificación deberá contener el texto íntegro de la resolución, con indicación de si es o no definitivo en la vía administrativa, la expresión de los recursos que procedan, órgano ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que los interesados puedan ejercitar, en su caso, cualquier otro que estimen procedente.
La notificación se llevará a cabo por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción por el interesado o su representante, la fecha y la identidad y el contenido del acto notificado.
La publicación del acto sustituirá a la notificación cuando los destinatarios sean una pluralidad indeterminada de personas y cuando se trate de actos integrantes de un procedimiento selectivo o concurrencia competitiva.
Se realizará la notificación por anuncios cuando los interesados sean desconocidos, se ignore su domicilio o el medio adecuado para tener constancia de la recepción. Los anuncios se insertarán en el boletín oficial correspondiente y en el tablón de edictos del ayuntamiento de su último domicilio conocido.
En el expediente administrativo deberá constar una copia de la notificación en la que conste la firma del interesado como recibí o, en su defecto, un original de la notificación acompañado del documento que acredite la recepción de la misma.


CAPÍTULO II:

RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA EXPOSICIÓN Y REDACCIÓN DE LOS TEXTOS

Entre los lenguajes especiales empleados por todas las lenguas se encuentra el utilizado por la administración pública. Como uso específico de un idioma, el llamado lenguaje administrativo debe ceñirse a las normas generales de la lengua a la que corresponda, al mismo tiempo que constituye un medio fundamental de difusión de dicha lengua. Por consiguiente, los redactores de los diversos documentos administrativos deben ser conscientes de su responsabilidad ante el buen uso de las formas lingüísticas. Esta corrección formal contribuirá a una comunicación más diáfana con los receptores y, simultáneamente, podrá convertirse en modelo de una expresión de calidad.



La ULPGC tiene la intención de publicar otro manual en el que se exponga con más profundidad y detalle una serie de criterios dirigidos a la corrección lingüística de los textos administrativos. No obstante, parece imprescindible que de forma sucinta se presenten en este Manual de documentos administrativos unos principios básicos que marquen unas pautas esenciales para la obtención de dicho objetivo.
1. Uno de los requisitos fundamentales que deben presentar los documentos administrativos es la claridad. Para alcanzar esa sencillez en la exposición que siempre debe estar presente a la hora de transmitir la información a los destinatarios, aportamos una serie de recomendaciones:
1.1. Se ha de huir de formas arcaizantes o excesivamente técnicas, que pueden crear cierta incomprensión al ser poco habituales en la lengua general. Con esto no se quiere decir que estas formas se consideren erróneas y, por consiguiente, sean rechazables; lo que se pretende con esta advertencia es que tengan un uso limitado para alcanzar la claridad que debe perseguir este tipo de mensajes. Como ejemplos de estos usos, citaremos los siguientes:
a) El futuro imperfecto de subjuntivo deberá sustituirse por las formas del pretérito imperfecto de subjuntivo o del presente de indicativo:
... ésta procedió a dar traslado de todo lo actuado al Tribunal Superior de Justicia de Canarias, a los efectos que fueren pertinentes en el ámbito de sus competencias.
... ésta procedió a dar traslado de todo lo actuado al Tribunal Superior de Justicia de Canarias, a los efectos que fueran pertinentes en el ámbito de sus competencias.

b) Las palabras técnicas pueden reemplazarse por otros vocablos más usados. En los textos siguientes mostramos, como ejemplo, la sustitución de los términos obrantes y extremos:
Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho, circunstancia o situación de los que existe constancia documental en los expedientes obrantes en la ULPGC...
Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho, circunstancia o situación de los que existe constancia documental en los expedientes que se encuentran en la ULPGC...

... las certificaciones sólo versarán sobre aquellos extremos concretos acreditados...

...las certificaciones sólo versarán sobre aquellos asuntos concretos acreditados...
c) Lo mismo ocurre con locuciones preposicionales muy técnicas, como a tenor, fácilmente sustituible por de acuerdo con:
Tras analizar el contenido de la queja y la documentación aportada, se comunicó a la reclamante que, a tenor de los artículos 145 y 168 de la Ley General de la Seguridad Social, podría solicitar la revisión de...
d) En vez de las frases hechas tomadas directamente del latín, como ab initio, ad absurdum, ad infinitum, ad pédem lítterae, apud acta, bona fide, pro indiviso, Deo volente..., se recomienda usar sus correspondientes traducciones (desde el principio, por reducción al absurdo, sin fin, literalmente, según consta en el acta, de buena fe, [bien] que se posee en comunidad, Dios mediante...), especialmente en aquellos escritos dirigidos a un público amplio.
Al final del manual presentamos una lista de expresiones latinas plenamente adaptadas al español, que deben ser conocidas porque son de uso generalizado. Frente a los ejemplos que indicábamos en el párrafo anterior, el empleo de estos latinismos consolidados no ofrece inconvenientes, aunque lo más recomendable es alternar con las expresiones españolas en todos aquellos casos en que esto es posible.
1.2. Contribuye también a cierta imprecisión significativa el abuso del gerundio en estos textos. Si bien es cierto que con esta forma verbal se puede ahorrar tiempo y espacio, no cabe duda de que la ausencia del nexo que requieren las formas verbales personales oscurece el matiz semántico de la oración:
Tratándose de cuestiones que excedían las competencias de dicho órgano, ya que la solución debería venir del Ministerio de Sanidad y Consumo, afectando a más de treinta y tres mil médicos de atención primaria y atención especializada que...
Tratándose de cuestiones que excedían las competencias de dicho órgano, ya que la solución debería venir del Ministerio de Sanidad y Consumo, puesto que afectaba a más de treinta y tres mil médicos de atención primaria y atención especializada que...


Al margen de ello, sigue manifestando el reclamante, en el tratamiento informativo dado al suceso no se adoptaron las medidas suficientes para que la identidad del inculpado quedara protegida, tomando las cámaras su imagen el día en que fue detenido y emitiéndola seguidamente en los informativos locales...
Al margen de ello, sigue manifestando el reclamante, en el tratamiento informativo dado al suceso no se adoptaron las medidas suficientes para que la identidad del inculpado quedara protegida, puesto que las cámaras tomaron su imagen el día en que fue detenido y la emitieron seguidamente en los informativos locales...


Ante la insistencia del paciente, la enfermera sale de la habitación, regresando al poco tiempo, retirando tanto la pastilla del compañero de habitación, como el antibiótico que le habían prescrito por error.
Ante la insistencia del paciente, la enfermera sale de la habitación y regresa al poco tiempo para retirar tanto la pastilla del compañero de habitación, como el antibiótico que le habían prescrito por error.

En el epígrafe dedicado a los gerundios, no puede olvidarse el mal uso de estas formas verbales cuando complementan con valor especificativo a nombres inanimados. En estos casos el gerundio debe sustituirse por una construcción de relativo:


*Se recomienda entregar un sobre conteniendo la documentación.

Se recomienda entregar un sobre que contenga la documentación.
o de forma más sencilla:
Se recomienda entregar un sobre con la documentación.

1.3. En ocasiones, probablemente con el fin de conseguir una comunicación más diáfana, en el registro administrativo se abusa de expresiones como el mismo, dicho, éste.
Obsérvese cómo en la frase siguiente podría sustituirse el mismo por el pronombre lo:
El asunto fue trasladado al juez correspondiente, el cual admitió el mismo a trámite.

El asunto fue trasladado al juez correspondiente, el cual lo admitió a trámite.
En el siguiente texto se puede suprimir la misma sin que se dificulte la comprensión:
En consecuencia, la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria ha dirigido a la mencionada Consejería la recomendación de llevar a cabo, en el más breve plazo posible, las actuaciones pertinentes para que desde el órgano competente de la misma se tramiten y expidan ...

1.4. A pesar de que uno de los síntomas de madurez lingüística es la complejidad de las oraciones, a veces se corre el peligro de que las frases excesivamente largas oscurezcan el significado de lo que se quiere decir. De ahí que en los documentos administrativos, en los que es esencial la claridad de la información, sea aconsejable el uso de oraciones cortas que no produzcan ambigüedad. El texto que aparece a continuación:


Ha faltado en esta ocasión un consenso previo con los sectores más afectados, conjugándose no sólo los intereses del comercio, sino también los del ocio y esparcimiento que se van a ver perjudicados de manera indirecta por la llamada liberalización, no entendiéndose la precipitación habida ni las formas utilizadas por el Gobierno, salvo que se pretenda contemplar, prioritariamente, los intereses de las grandes superficies.
podría redactarse de forma más clara:
Ha faltado en esta ocasión un consenso previo con los sectores más afectados (comercio y ocio y esparcimiento). Ambos verán perjudicados sus intereses de manera indirecta por la llamada liberalización. Es incomprensible la actuación precipitada del Gobierno, a no ser que pretenda favorecer los intereses de las grandes superficies.

1.5. En este mismo apartado hay que tener en cuenta el empleo abusivo de locuciones preposicionales que pueden ser sustituidas por una sola palabra. Con ello se beneficiaría la diafanidad comunicativa. Damos algunos ejemplos en los que algunas locuciones pueden ser reemplazadas por preposiciones simples:


en solicitud de por
en aras de

al objeto de para

en orden a

de cara a

en materia de sobre

en torno a

1.6. Cabe hacer consideraciones similares con relación a ciertas construcciones de verbo más sustantivo que admiten la sustitución por un verbo simple:
hacer público publicar

hacer mención mencionar

hacer referencia referirse
dar aviso avisar

dar uso usar

dar información informar

dar curso cursar
llevar a cabo efectuar

Por todo lo expuesto vengo en resolver lo siguiente

Por todo lo expuesto resuelvo lo siguiente

Es evidente la conveniencia de incluir...

Es conveniente incluir...

2. El deseo de conseguir un lenguaje culto origina que los redactores de documentos administrativos tiendan al uso de las formas más cuidadas del lenguaje y adopten como expresión del estilo al que aspiran una serie de frases, vocablos... que se presentan revestidos de un prestigio motivado por distintas causas. Así, nos hallamos con ciertos modismos, algunos de origen extranjero, que reemplazan a las formas tradicionales del español. Su uso excesivo produce monotonía en los textos correspondientes.


2.1. El falso prestigio que acabamos de exponer se manifiesta muy claramente en ciertos enlaces preposicionales. Citaremos algunos de ellos y daremos a continuación las expresiones por las que deben ser reemplazados:
en base a según, por, en relación con, a partir de, basándonos en
La Universidad seleccionará a los candidatos en base a los criterios mencionados.

La Universidad seleccionará a los candidatos según los criterios mencionados.

Medidas ejecutadas por el Gobierno de Canarias en materia de juventud en base al Plan General.

Medidas ejecutadas por el Gobierno de Canarias para la juventud según el Plan General.


a nivel de en, en cuanto a, desde el punto de vista de, en lo que respecta a


La documentación presentada era muy completa a nivel de contenido pero no a nivel de forma.

La documentación presentada era muy completa en el contenido pero no en la forma.

En este apartado incluiremos el abuso de la preposición a que aparece bien ante infinitivo, bien en determinadas locuciones. Las sustituciones recomendadas son:
Instancia a rellenar
Instancia que hay que rellenar

Instancia que debe rellenarse

Instancia que ha de rellenarse


En el apartado dedicado a la planificación de las políticas sociales ... se enumera una serie de medidas a llevar a cabo por el Gobierno de Canarias...

En el apartado dedicado a la planificación de las políticas sociales ... se enumera una serie de medidas que el Gobierno de Canarias debe llevar a cabo ...
en relación a ---> en relación con, con relación a
de acuerdo a ---> de acuerdo con

2.2. Se observa asimismo un uso abundante de la frase "es por ello que":


*Es por ello que se presentó la denuncia ante la junta.
En esta construcción se advierte la supresión incorrecta de elementos, ya que lo gramaticalmente recomendable es "es por ello por lo que":
Es por ello por lo que se presentó la denuncia ante la junta.
Por otro lado, nuestra lengua ofrece otras posibilidades de expresar lo mismo con más sencillez:
Por ello se presentó la denuncia ante la junta.

2.3. Otras veces se alargan innecesariamente palabras que ya existen en español con una forma más reducida. En la categoría verbal hoy destaca el amplio número de derivados formados con el sufijo –izar: términos como visualizar, señalizar, concretizar, culpabilizar, inicializar, uniformizar, ultimizar, tutorizar, sustituyen frecuentemente a las formas patrimoniales de nuestra lengua (ver, señalar, concretar, culpar, iniciar, uniformar, ultimar, tutelar). Otro ejemplo de esta tendencia es el frecuente uso de verbos como influenciar, explosionar, recepcionar....
Tampoco faltan muestras de estos vocablos entre los sustantivos. Compasividad, practicidad, prioricidad, significatividad son ejemplos evidentes del empleo abusivo de la derivación –(i)dad para formar nombres abstractos de cualidad a partir de adjetivos.

2.4. Las modas también afectan a las locuciones adverbiales. Algunas de mucho uso en la actualidad son:


a la mayor brevedad en el plazo más corto, con la mayor rapidez
de inicio en principio
por contra por el contrario, en cambio


En las bases de la convocatoria no aparecía ningún requisito referido a la nacionalidad de los concursantes, por contra se exigía dominar el español.

En las bases de la convocatoria no aparecía ningún requisito referido a la nacionalidad de los concursantes, en cambio se exigía dominar el español.

3. Todo acto de comunicación lingüística requiere la existencia de un emisor y un receptor, que normalmente son personas plenamente identificadas. De ahí que sea fácil la adaptación del que habla al que escucha o viceversa. No ocurre esto en el lenguaje administrativo, en el que la identidad de los interlocutores se desdibuja considerablemente. Por ello, este tipo de comunicación tiene una tendencia hacia la impersonalización, que lingüísticamente se refleja en un uso frecuente de la construcción oracional denominada pasiva impersonal o pasiva refleja. De esta característica se deben extraer dos consideraciones.

En primer lugar, para reducir el distanciamiento entre emisor y receptor, puede aparecer el nombre de la persona o entidad que lleva a cabo la acción. Así, en lugar de
Se emitirá un informe detallado de todos los documentos presentados.
se puede escribir:
La comisión evaluadora emitirá un informe detallado de todos los documentos presentados.
Asimismo, puede sustituirse esta construcción de tercera persona por la de primera, aunque sea en plural. En lugar de
Se expondrán las listas definitivas cuando se corrijan todas las pruebas.
puede aparecer:
Expondremos las listas definitivas cuando corrijamos todas las pruebas.
A fin de evitar este distanciamiento, también puede sustituirse el infinitivo por el imperativo en oraciones como la siguiente:
Escribir con letra clara y en párrafos cortos

Escriba con letra clara y en párrafos cortos
No obstante, si, por las características de este lenguaje, se hace difícil alguna de las soluciones propuestas y hay que usar las llamadas oraciones pasivas reflejas, es conveniente tener en cuenta un error muy frecuente que ha de evitarse. Nos referimos a que es necesario poner en el mismo número gramatical el sujeto y el verbo. De esta manera, las frases que siguen se corregirán en el sentido que se expone a continuación:
*Se presentará las instancias a lo largo del mes de julio.

Se presentarán las instancias a lo largo del mes de julio.
*... por lo que se analiza prioritariamente aquellos casos que ingresan por urgencias ...

... por lo que se analizan prioritariamente aquellos casos que ingresan por urgencias ...
*Debajo de los datos personales se expondrá las razones de la reclamación.

Debajo de los datos personales se expondrán las razones de la reclamación.

En otras ocasiones, en las llamadas impersonales concuerda el verbo con el complemento en plural de forma errónea:


*Se identificarán a los intervinientes cuando sea procedente...

Se identificará a los intervinientes cuando sea procedente...



4. Como hemos indicado al principio, en este registro lingüístico, además de las características propias que hemos comentado, se manifiestan unos rasgos que, aunque pueden aparecer en otros lenguajes específicos y en el español general, destacan de una forma especial en los textos administrativos. Esto hace que debamos observar con sumo cuidado en la producción de los textos de la ULPGC las normas gramaticales que a continuación se exponen.
4.1. Omisiones o adiciones de ciertos elementos gramaticales.
a) Hemos de procurar evitar la supresión de ciertos elementos lingüísticos que, con frecuencia se omiten en este tipo de lenguaje. Nos referimos sobre todo a la conjunción que y a los artículos. En cuanto a la primera, observamos que desaparece tras ciertos verbos muy usados en los documentos administrativos:

Ruego se presente en ...

Solicito sea aceptada mi propuesta...
Es más recomendable usar la conjunción:
Ruego que se presente en ...

Solicito que sea aceptada mi propuesta...
b) Con respecto a los artículos, también hemos de evitar su supresión:
Deberán presentarse en sobre aparte dos modelos de ...

Deberán presentarse en un sobre aparte dos modelos de ...
En el informe médico facultativo se dictamina un grado de minusvalía de un 100% y necesidad de tercera persona.

En el informe médico facultativo se dictamina un grado de minusvalía de un 100% y la necesidad de una tercera persona.
Es necesario remitir fotocopia del original

Es necesario remitir una fotocopia del original

No queremos dejar de citar el caso del polémico año 2000, que en la documentación oficial, según recomienda la Real Academia Española de la Lengua, debe escribirse sin el artículo:


...las instancias tendrán que presentarse en enero de 2000.

c) También ha de evitarse la supresión de ciertos sustantivos, que se dan por consabidos en determinados contextos:


Por la presente se exponen los motivos que...

Por la presente circular se exponen los motivos que...

d) Una categoría que presenta muchos problemas a la hora de su utilización es la de las preposiciones. La inseguridad que se plantea ante su presencia o ausencia afecta no sólo a los autores de textos administrativos, ya que las dudas nos asaltan ante cualquier mensaje lingüístico de la vida diaria que queramos producir. Se trata de palabras que en ocasiones aparecen cuando no deben y en otras, en las que sí deben aparecer, se suprimen:


1. La preposición debe aparecer tras ciertos verbos que la requieren:
Los ciudadanos se quejan de la desidia municipal ante el Diputado del Común.

Recientemente hemos recibido la contestación del Cabildo de Tenerife en la que nos informa de que ...

Desconfiando de que fueran para él, solicita de la enfermera de turno.

2. También es obligatoria la preposición cuando encabeza oraciones que funcionan como complementos de sustantivos y adjetivos, de la misma manera que aparece cuando el complemento es un nombre. Por eso no debe escribirse:


*Los asistentes a aquel curso deben estar seguros que al final se les dará un certificado.

sino:
Los asistentes a aquel curso deben estar seguros de que al final se les dará un certificado.


De la misma manera que escribimos:
Los asistentes a aquel curso deben estar seguros de las condiciones de la inscripción

Los asistentes a aquel curso deben estar seguros de eso.

*Los opositores pueden tener la certeza que se cumplirán los plazos



Los opositores pueden tener la certeza de que se cumplirán los plazos
*El hecho que nadie se hubiera dado cuenta que se había infringido la ley...

El hecho de que nadie se hubiera dado cuenta de que se había infringido la ley...
*No cabe duda que el informe no convenció a nadie.

No cabe duda de que el informe no convenció a nadie.
El error contrario al que acabamos de comentar es el llamado dequeísmo, que, como es sabido, consiste en usar la preposición de ante que en construcciones que no la requieren. Ejemplos de usos inadecuados:
*Se comunica, ante la gran cantidad de solicitudes presentadas, de que se ampliará el plazo de...

*Se considera de que las pruebas deben ser públicas
Como hacíamos en las frases en que se omitía indebidamente la preposición, también podemos comprobar fácilmente en estos casos que de no es necesaria si sustituimos la oración subordinada por una frase nominal:
Se comunica .... eso , esa noticia (nunca *Se comunica... de eso)

Se considera eso (nunca *Se considera de eso)

3. Las expresiones latinas constituyen una muestra más de los titubeos en el uso de las preposiciones. Como sabemos, en latín los casos cumplían el papel de estos elementos y, por consiguiente, el uso de las preposiciones sería redundante, porque se estarían empleando dos formas para expresar un mismo contenido. Por todo ello, y dada la abundancia de expresiones latinas en el lenguaje administrativo, hay que tener las ideas muy claras en lo que concierne a estos usos:


grosso modo y no a grosso modo

motu proprio y no de motu proprio.

ex profeso y no de ex profeso

4. La aparición u omisión de la preposición es la causa de un elevado número de errores en el uso de dos construcciones, parecidas en la expresión, pero con significado diferente. Nos referimos a las formas verbales deber y deber de. La primera significa obligación:
Debes presentarte todos los días a las nueve.
La segunda aporta un matiz de suposición:
Deben de ser las siete
Por eso no son correctas las frases siguientes:
*Los impresos deben de entregarse en la ventanilla cinco.

*No deben de admitirse los escritos que no vengan visados por el director.


e) Otro ejemplo de elementos erróneamente omitidos es el que se refiere al verbo auxiliar de ciertas perífrasis. Se trata del llamado infinitivo introductor, de cierre o fático, que se usa cuando se comienza a hablar o bien en el momento en que se quiere dar por finalizado el enunciado. Consiste en el empleo del infinitivo como si se tratara de una forma conjugada, sin el apoyo de un verbo auxiliar:
Señalar también que, a pesar de la falta de ...

Hay que señalar también que, a pesar de ...
Finalmente, afirmar que no puede tramitarse un expediente de ese modo.

Finalmente, he de afirmar que no puede...

4.2. La concordancia de género.


a) El adjetivo ha de concordar siempre en género y número con el sustantivo al que complementa.
Cuando en un grupo de palabras haya un sustantivo masculino, el adjetivo habrá de ponerse también en masculino:
Las actas, los certificados y las circulares deben ser presentados en...
b) Ante sustantivos femeninos que comienzan por a (ha) tónica (acta, aula, área...) debe ponerse el artículo en masculino: el acta, un aula.
Esta norma no afecta a los demostrativos y otros determinantes. Así se dirá
esta área espaciosa

aquella aula clara

otra acta corregida

nuestra habla.



La única excepción son los indefinidos algún y ningún, que potestativamente pueden aparecer tanto en masculino como en femenino.
Un error que se observa con cierta frecuencia es el que cometen algunos hablantes cuando en estas frases pasan a masculino no sólo el artículo sino los otros elementos que acompañan al sustantivo y dicen:
*el acta firmado

*el aula asignado para el examen


En estos casos se debe decir:
el acta firmada

el aula asignada para el examen

Conservarán su género femenino la y una cuando no precedan inmediatamente al sustantivo ("la otra aula", "la misma acta") o cuando estén en plural: "las actas", "unas aulas". También se usará la forma femenina, de manera excepcional, ante a y hache (nombres de letras): "la a", "la hache" y ante nombres propios, en usos coloquiales como "la Ágata".
c) Los verbos ser, resultar, parecer y algunos otros requieren frecuentemente un adjetivo, que es el que en realidad aporta el significado (es necesario, resulta ocioso, parece claro...). En estos casos el adjetivo tendrá que concordar en género y número con el sustantivo al que se refiera, y en número con el verbo correspondiente:
*Será necesario la presentación de todos los documentos aludidos.

Será necesaria la presentación de todos los documentos aludidos.
*No pareció apropiado los trámites llevados a cabo.

No parecieron apropiados los trámites llevados a cabo.

d) En este apartado hemos de hablar también de las numerosas dudas que últimamente se suscitan en torno al llamado sexismo lingüístico. Como somos conscientes de las dificultades que supone este tema, se tratará con más profundidad en el manual de estilo. Sin embargo, es conveniente aportar ya desde estas páginas algunos usos básicos.


Cuando se hace una referencia individual, se ha de emplear el género que corresponda en ese caso concreto; así, si un cargo está ocupado por una mujer, la mención de su título debe hacerse en femenino (inspectora, directora, jefa, rectora). Por ello es necesario distinguir el masculino y el femenino, por ejemplo en las etiquetas utilizadas para la correspondencia, cuando se individualiza la mención.
Sr. D. José Monedero Coronado

Decano de...


Sra. D.ª Fortunata Santa Cruz

Decana de...


Debe evitarse el siguiente uso:
Sr./Sra. D./D.ª José Monedero Coronado

Decano/a de...


Sr./Sra. D./D.ª Fortunata Santa Cruz

Decano/a de


Para resolver las posibles dudas en el uso de las referencias a las titulaciones académicas, exponemos a continuación una serie de términos extraídos de la tabla de equivalencias publicadas en el BOE del 28 de marzo de 1995. Se mantendrán los nombres genéricos establecidos por el uso de títulos como bachiller.

TITULACIONES ACADÉMICAS



masculino

femenino

diplomado

diplomada

ingeniero técnico

ingeniera técnica

arquitecto técnico

arquitecta técnica

graduado social

graduada social

maestro

maestra

Licenciado

licenciada

ingeniero

ingeniera

arquitecto

arquitecta

doctor

doctora

doctor ingeniero

doctora ingeniera

e) Casos de género dudoso:


Las palabras atenuante y eximente son consideradas femeninas por el diccionario académico; aunque de agravante no se señala el género, se recomienda su uso también como femenino. Se piensa que los tres adjetivos se refieren al nombre circunstancia.
Presentan cambios de significado según el género, entre otros, los sustantivos editorial, margen, orden:
Ese asunto no se recogió en el orden del día de la reunión

Ese punto está recogido en la reciente orden ministerial

Escriba en el margen izquierdo del impreso las indicaciones que desee hacer constar.

La ciudad de Las Palmas de Gran Canaria nació en la margen derecha del Guiniguada.
Todos los editoriales de los periódicos comentaron la decision gubernamental.

No quiso que aquella editorial publicara la traducción de su novela.

f) Hay que prestar atención al género de currícula. Al ser un neutro latino han de concordar con el artículo plural masculino (los currícula), si bien es aconsejable utilizar en ese caso la forma castellanizada: los currículos.

g) Como último aspecto de este apartado señalaremos que en lugar de masculino/femenino, varón/hembra, hoy el lenguaje administrativo prefiere utilizar los términos hombre/mujer para aquellos casos en que sea preciso expresar la distinción sexual.


4.3. Concordancia de número.
Además de los casos que hemos comentado en los epígrafes anteriores - al hablar de las oraciones pasivas reflejas y de las construcciones con los verbos ser, resultar... más adjetivos-, debemos hacer hincapié en el uso del verbo haber.
En español el verbo haber es impersonal. Esto significa que no se construye con sujeto; por tanto, el sintagma nominal que aparece a su lado funciona como complemento directo: puede sustituirse por lo(s), la(s).
ha habido algunas dificultades -> las ha habido

habrá impresos en todas las ventanillas -> los habrá
Sin embargo, en muchas zonas dialectales, como Canarias, los hablantes conjugan haber como si fuera un verbo personal y lo hacen concordar con el sintagma nominal adjunto. De este modo se pueden oír construcciones como

*habrán papeletas de todas las candidaturas

*habían sesiones sin el quórum preciso

*hubieron muchas irregularidades en ese tribunal
Este uso está muy extendido en nuestra región y, a veces, se puede oír a algunos hablantes cultos. Ya hemos visto, sin embargo, que el sintagma que acompaña al verbo no es el sujeto y, por consiguiente, no tiene que concordar con haber, como se ve, por ejemplo, en la tercera persona del presente de indicativo: ningún hablante altera el número de la forma hay:
hay una normativa que regula esas situaciones

hay normativas que regulan esas situaciones


Lo que decimos se aplica también a las formas compuestas del verbo haber (ha habido, había habido...) y a los casos en que este verbo se conjuga con un auxiliar para formar una perífrasis (puede haber, debe haber, suele haber...).
Las formas de tercera persona plural (habían, habrán, han habido, etc.) son mucho más frecuentes que otras personas de haber, como las de primera del plural (habemos, habíamos, habremos), que se sienten como claros vulgarismos:
*habíamos cuarenta en ese curso de actualización

*allí habemos muchos que no estamos de acuerdo.
5. Ortografía
Las reglas de acentuación y puntuación requieren un estudio pormenorizado, sobre todo en lo que respecta a los casos más problemáticos de la ortografía española. Dado que se abordará esta faceta en el próximo manual y que en la bibliografía final se adjuntan los títulos oportunos, ahora nos limitaremos a explicar algunos rasgos de la acentuación que están relacionados directamente con el lenguaje administrativo: (a) las formas verbales con pronombres enclíticos, cuya acentuación se ve afectada por las propuestas recientes de la Real Academia Española, y (b) los latinismos.

a) Una de las innovaciones académicas (Ortografía de la lengua española, 1999) se refiere a la acentuación de los verbos cuando se les añade un pronombre átono.
La colocación del pronombre al final del verbo hace que se forme una sola palabra y que, por lo tanto, se produzca un cambio en la acentuación. Las palabras esdrújulas que resulten de esta unión con el pronombre llevarán siempre tilde, como ocurre con todas las esdrújulas: dígase, anótese, absténganse.
Las últimas normas establecidas por la Real Academia Española de la Lengua disponen que en todos los casos se apliquen las reglas generales de la acentuación. Hasta la publicación de esta Ortografía era preceptivo respetar el acento ortográfico que el verbo presentaba antes de la adición del pronombre. De esta manera, compró mantenía su tilde al convertirse en compróle. A partir de ahora esta palabra pierde su acento porque se convierte en una palabra llana que, por acabar en vocal, n o s, no se tilda: comprole. Lo mismo ocurre con formas como dele, dense, callose...
Habrá de tenerse muy en cuenta esta innovación académica, dado el frecuente uso de estas formas lingüísticas en los documentos administrativos.
b) En la grafía de las expresiones latinas ya incorporadas a nuestra lengua se debe observar lo que señala la RAE en la última edición de la Ortografía: "se acentuarán gráficamente de acuerdo con las reglas generales del español": currículum, superávit...
c) En este apartado debemos recordar ciertos aspectos tipográficos que suelen plantear dudas y que son de frecuente uso en los documentos administrativos:
- No se ponen puntos en los años, ni en los números de teléfono.
- Para expresar porcentajes, se empleará coma y no punto (9'75% y no 9.75%). Sin embargo, se usará el punto, y no la coma, para las referencias horarias ("el claustro tendrá lugar a las 9.00 h.").

CAPÍTULO III:

CATÁLOGO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A continuación se analizan, por orden alfabético, los distintos tipos de documentos administrativos y se establecen los modelos y las pautas que habrán de seguirse en la elaboración de los más habituales en la gestión administrativa de esta Universidad.


Para la descripción de estos documentos se sigue el siguiente esquema:


  • Concepto.




  • Normativa aplicable.




  • Estructura.




  • Ejemplo.


ACTA DE CALIFICACIONES



  • Concepto

Documento que recoge las calificaciones correspondientes a la evaluación de conocimientos de uno o varios alumnos sobre determinada materia.



  • Normativa aplicable

Aparte de la legislación de carácter general, hay que tener en cuenta:


  • Real Decreto 185/1985, de 23 de enero, por el que se regula el tercer ciclo de los estudios universitarios, la obtención y expedición del título de doctor y otros estudios de postgrado.




  • Real Decreto 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de los estudios universitarios, la obtención y expedición del título de doctor y otros estudios de postgrado.




  • Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado.




  • Reglamento de la planificación docente, exámenes, evaluación, calificación y actas de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.




  • Reglamento de los estudios de doctorado de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.



  • Estructura



  1. Encabezamiento:

En el encabezamiento del acta deben figurar los siguientes datos:


  • Título del documento: «Acta de calificaciones»




  • Curso académico




  • Identificación del centro/departamento/titulación (según proceda) a que corresponde




  • Denominación de la asignatura y, en su caso, especificación del tipo (obligatoria, optativa, libre configuración)




  • Grupo




  • Convocatoria (ordinaria, extraordinaria o especial)




  • Profesor responsable (DNI, apellidos y nombre)




  • Fórmula introductoria: «Acta de las calificaciones correspondientes a la asignatura de referencia, obtenidas por los alumnos que se relacionan».




  1. Cuerpo del acta:

Consta de las siguientes columnas:





  • CONV.: número de convocatorias agotadas




  • DNI




  • APELLIDOS Y NOMBRE, por orden alfabético de apellidos




  • CALIFICACIÓN: calificación alfabética




  • PUNT.: calificación numérica




  1. Lugar y fecha

Por lugar se entiende el municipio donde está ubicada la unidad que elabora el acta; la fecha es la del día en que se emite.


  1. Firmas

Las actas de examen estarán firmadas en todas sus hojas.
Ejemplo de acta de calificaciones

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