De la universidad basada en el papel a la universidad basada en el documento electrónico



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ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging-Information stored electronically- Recommendations for trustworthiness and reliability.

  • ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging-Information stored electronically- Recommendations for trustworthiness and reliability.
  • Documentos electrónicos. Almacén electrónico de informaciones. Recomendaciones para garantizar la veracidad y fiabilidad de los documentos.
  • Describe las condiciones requeridas para garantizar la veracidad, fiabilidad, autenticidad y integridad de los documentos en el marco de un sistema de gestión de expedientes electrónicos.
  • Se ocupa básicamente de dictar especificaciones referidas a los tipos de
  • documentos afectados, los medios de almacenaje, los formatos y el control de versiones, la gestión de estándares, la política de retención y destrucción. Así mismo define las responsabilidades para gestionar la información y para auditar su grado de cumplimiento.
  • La preservación del documento y expediente electrónico

En concreto, incluye directrices referidas a la captura de los documentos, su digitalización, la inserción de metadatos, la indexación, los procedimientos de autenticación, la transferencia de expedientes, la retención y destrucción de información, los backup y sistemas de seguridad, el mantenimiento del sistema, la seguridad y protección, la gestión de workflow, los sellos de tiempo y el control de versiones.

  • En concreto, incluye directrices referidas a la captura de los documentos, su digitalización, la inserción de metadatos, la indexación, los procedimientos de autenticación, la transferencia de expedientes, la retención y destrucción de información, los backup y sistemas de seguridad, el mantenimiento del sistema, la seguridad y protección, la gestión de workflow, los sellos de tiempo y el control de versiones.
  • Finalmente, en lo referente a la plataforma tecnológica, especifica los temas más relevantes: manual del sistema, medios de almacenaje, niveles de acceso, verificación de la integridad del sistema, procesamiento de consideraciones del entorno, migración y supresión de información.
  • La preservación del documento y expediente electrónico

ISO 19005-1:2005. Document management-Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4.

  • ISO 19005-1:2005. Document management-Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4.
  • Describe el uso del formato digital por excelencia para representar y conservar documentos con seguridad. Por su parte la ISO/TR 18492:2005, Long-term preservation of electronic document-based information.
  • Conservación a largo plazo de información documental basada en soporte electrónico. Es una norma básica, sumamente breve, que se preocupa de la conservación de documentos electrónicos creados o almacenados para garantizar su acceso y preservación futura.
  • La preservación del documento y expediente electrónico

Problemática a resolver

  • Problemática a resolver
  • La preservación de los documentos electrónicos es un reto y una obligación a la que debe hacer frente cualquier organización que quiera preservar para el futuro, ya sea por razones legales, de evidencia, culturales o históricas, la información que genera o recibe en formato electrónico
  • En unas condiciones de conservación equivalentes al soporte papel:
    • Garantizando la disponibilidad y accesibilidad de los contenidos:
      • Independencia del medio físico donde se almacena
      • Independencia del formato del documento electrónico
    • Garantizando la integridad y autenticidad de los contenidos:
      • Preservación de la firma electrónica o evidencia electrónica
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Estructura Paquete de información del archivo (XML) utilizando el formato METS: ejemplo
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional del servicio
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional
  • Ingreso de objetos digitales
  • Preparación y envío de objetos digitales (sistemas del usuario o productor)
  • Transferencia de objetos digitales
    • Validación de los paquetes de información de ingreso
    • Generación de los paquetes de información de archivo o de evidencia electrónica
    • Indexación de la información descriptiva
    • Envío de los paquetes al proceso de archivo
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional
  • Gestión y archivo de objetos digitales
  • Garantizar la evidencia electrónica
  • Gestión y mantenimiento de un archivo fiable (disponer de un depósito en condiciones de seguridad, que suporte las operaciones de custodia, preservación y evidencia electrónica)
  • Actualizar los componentes digitales de acuerdo con la política de preservación para afrontar la obsolescencia tecnológica
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional
  • Preservación
  • Programación y seguimiento de las políticas de custodia y preservación de los objetos digitales
  • Garantizar la evidencia electrónica
  • Registro de formatos tecnológicos
  • Programación de normas y estrategias de preservación (migración, emulación, etc.)
  • Programación de diseños de paquetes de archivo y planes de migración
  • Preservación de la integridad (sellos de tiempo), de la autenticidad (firma electrónica de archivo y actualización)
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional
  • Técnicas de preservación digital
  • Cambio de soporte, trasladar los documentos electrónicos de un soporte de almacenaje a otro.
  • Preservación de la tecnología, del entorno que ha creado los documentos
  • Emulación, mantiene el documento original en su formato originario y se crean aplicaciones que emulen el funcionamiento de los programas originales cuando estos se convierten en obsoletos.
  • Migración, es el proceso de convertir el objeto digital de un formato a otro i así evitar los problemas de dependencia tecnológica. La migración prima el contenido sobre el aspecto del documento. Regulado jurídicamente (LAECSP)
  • Encapsulación, conservar el documento en su formato original o migrado juntamente con instrucciones técnicas de cómo se debe interpretar el formato (contenedor neutral)
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional
  • Consulta y acceso
  • Acceso a objetos digitales archivados  Paquetes de información de difusión
  • Testimonio de evidencia electrónica (producir informes con valor judicial, relativos a objetos con valor de evidencia electrónica)
  • Difusión de información
  • Servicio de visualización
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional
  • Configuración
  • Negociación de acuerdos de transferencia con los sistemas productores
  • Gestión de la configuración del sistema
  • Mantenimiento del software/hardware (infraestructura)
  • Configuración del estado de las operaciones y funciones del servicio
  • Establecimiento de las políticas de archivo y de preservación
  • Gestión de los usuarios y control de acceso (autenticación)
  • Auditoría del sistema
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • Fuente: CATCert
  • Fuente: CATCert
  • Modelo funcional
  • Gestión integral del ciclo de vida del expediente: de la creación a la conservación a largo plazo
  • La preservación del documento y expediente electrónico
  • CRITERIOS
  • Seleccionar la documentación a digitalizar, así como la forma de digitalización, es una decisión importante y en concordancia con la finalidad y los objetivos del Organismo. Antes de tomar las decisiones para la selección, será necesario hacer una valoración de costes, el momento, la calidad, así como los requerimientos de valor jurídico del producto resultante. Estos criterios de selección deberían quedar documentados de forma detallada, incluyendo todos los motivos para digitalizar, o no hacerlo.
  • Los criterios a valorar para escoger los documentos a digitalizar, deberían ser:
  • Expediente en parte digitalizado: Si ya empezamos a tener expedientes donde hay parte de los documentos electrónicos, puede ser recomendable ir hacia un expediente totalmente digitalizado.
  • CRITERIOS
  • Requerimientos de uso del original: originales que serán consultados habitualmente y por diversas persones. Dar respuesta al derecho del ciudadano de consultar una información por medios telemáticos.
  • Política de digitalización del expediente: el Organismo puede decidir una estrategia que tienda a los expedientes solo en electrónico.
  • Estado de conservación en que se encuentra el documento: si el soporte es muy frágil por su naturaleza y su valor es alto es aconsejable priorizar su digitalización para no perder la información.
  • La preservación del material a digitalizar: documentación que interesa preservar a lo largo del tiempo.
  • La digitalización segura del documento papel
  • CRITERIOS
  • Facilitar la transferencia a otras Administraciones. los expedientes al pasar a estado de preservación pueden cambiar de responsable de su custodia. El formato electrónico puede facilitar esta tarea.
  • La demanda y el uso: priorizar aquellos documentos en papel que se soliciten más a menudo que otros.
  • Impulsar la administración electrónica: el Organismo como entidad de la administración pública, está obligada por la LAECSP, a permitir el acceso por medios electrónicos a sus servicios. Por tanto será de interés, digitalizar toda aquella documentación susceptible de ser solicitada por el ciudadano, por medios electrónicos.
  • La digitalización segura del documento papel
  • La preparación de la documentación representa el primer paso de la cadena de tratamientos que conforman el proyecto de digitalización. La correcta disposición del material, así como el tratamiento de los documentos en su estado analógico, es el paso previo y imprescindible a su conversión a digital.
  • Principales procesos a realizar para la preparación de los documentos:
  • Inventariar: hace falta un control de inventario de toda la documentación a convertir, en todo proceso de digitalización.
  • Agrupación de la documentación: es recomendable agrupar la documentación a digitalizar, para facilitar la automatización, adecuación y eficiencia a la hora de tratarla. Podemos diferenciar entre dos situaciones :
    • Agrupación física.
    • Agrupación lógica.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Tratamiento físico: diferentes tipos de acciones en función del estado del documento para asegurar que se capturará una imagen lo más fiel posible, y que no se causarán daños ni a los originales ni a la maquinaria de captura: extracción de elementos ajenos al soporte, limpieza superficial de los documentos, protección del documento y restauración del documento.
  • Ordenación: el objetivo principal es conseguir la máxima eficiencia en la fase de captura automatizando, en la medida que sea posible, el procesamiento de los documentos.
  • Codificación: establecer una nomenclatura clara que permita identificar los documentos digitalizados para facilitar la automatización de los procesos siguientes (incorporarlo a un WorkFlow definitivo).
  • La digitalización segura del documento papel
  • CARACTERISTICAS DE LA IMAGEN:
  • La calidad de una imagen viene definida por un conjunto de características: formato, resolución, definición, compresión, dimensión, rango dinámico, profundidad, etc.
  • Esta podría ser una propuesta de características recomendables para el archivo:
  • Tipos documento
  • Formato
  • Resolución
  • Definición
  • Compresión
  • Textuales: documento de texto
  • TIFF
  • JPEG
  • JPEG-2000
  • 300 dpi
  • Original b/n: 8 bits
  • Original color: 24 b
  • S. compresión
  • Cartográficos: mapas, cartas, planos,...
  • TIFF
  • JPEG
  • JPEG-2000
  • 500 dpi
  • Original b/n: 8 bits
  • Original color: 24 b
  • S. compresión
  • Factor 10 a 1
  • Icónicos: imágenes
  • TIFF
  • JPEG
  • JPEG-2000
  • 500 dpi
  • Original b/n: 8 bits
  • Original color: 24 b
  • S. compresión
  • Factor 15 a 1
  • La digitalización segura del documento papel
  • En los casos en que se requiera o se pueda requerir una evaluación grafológica (por ejemplo si fuese necesario evaluar la validez de una firma manuscrita en un documento digitalizado, el análisis de esta firma se realizaría mediante un estudio grafológico) se requerirá una alta calidad, como la definida anteriormente.
  •  
  • En lo referente a otros contenidos no textuales, se proponen los siguientes formatos con las correspondientes características.
  •  
  •  
  • Tipos documento
  • Formato
  • Resolución
  • Definición
  • Multimedia audio
  • WAV
  • MP3
  • 44 Khz
  • 44 kHZ
  • 16 bits
  • 16 bits
  • Multimedia video
  • MPEG-2
  • 800x600 px
  • 24 bits
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Compulsa electrónica.
  • Según la Orden (JUS/465/2005, de 11 de noviembre) de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia la compulsa electrónica es el procedimiento de digitalización de la documentación en soporte papel y su comprobación, que produce una copia auténtica electrónica del documento.
  • La Administración debe garantizar la autenticidad y la integridad de la compulsa o copia auténtica electrónica, así como la identificación del órgano que realiza la compulsa, mediante su firma electrónica reconocida. Además, habrá que asociar al documento, información de este procedimiento de compulsa, para que nos pueda servir de evidencia ante cualquier proceso legal.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Compulsa electrónica – Procedimiento.
  • • Llega el ciudadano/a y presenta la documentación en soporte papel.
  • • En este momento el funcionario se encargará de escanear esta documentación delante del ciudadano, a través de una estación de digitalización segura (definida anteriormente).
  • • En este proceso hay una comprobación, documento a documento entre el documento original en papel y el documento digitalizado correspondiente (careo).
  • • El original en papel se devuelve al ciudadano/a.
  • No se contempla que el ciudadano aporte un documento digitalizado sin validez y el original en papel. En estos casos se realizará la compulsa electrónica del original presentado, sin tener en cuenta el documento electrónico.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Compulsa electrónica – Procedimiento.
  • En cualquier caso se deberá obtener de forma automatizada el máximo de metadatos del objeto escaneado, y se incluirá la firma electrónica del funcionario habilitado o un sello electrónico y el sello de tiempo correspondiente.
  • Para garantizar la validez legal de la compulsa, se deberá seguir el procedimiento ya explicado anteriormente, y que el Secretario General nombre o habilite el personal del Organismo facultado para compulsar.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización interna.
  • Este escenario se plantea para los procesos de digitalización, de aquellos documentos en papel que están asociados a algún expediente y nos interesa poderlos pasar a un formato electrónico, en este caso no hay ninguna intervención del ciudadano. Se pueden diferenciar dos modalidades de este mismo escenario, que se distinguen por su volumen y por la intervención humana necesaria.
  • La Ley 11/2007, de 20 de junio en su Artículo 30.3 regula “Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, del que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.”
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización interna – Procedimiento.
  • Se iniciará con la elección y preparación los documentos a digitalizar, en este proceso debe participar el archivero, para poder evaluar el valor de los documentos y la necesidad o no de su conservación.
  • Acto seguido, se inicia el proceso de escaneado con una Herramienta de Digitalización Certificada, supervisada por un funcionario, el cual se encargará del proceso de digitalización, dando fe de que los documentos digitalizados corresponden al original.
  • A continuación se añade la firma electrónica, que se puede basar en un certificado digital de trabajador público o uno de sello electrónico, según se establezca en la ordenanza correspondiente, en ambos casos es necesario asociar también un sello de tiempo, para dejar evidencia del momento concreto en que se realizó la digitalización.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización interna – Procedimiento.
  • Seguidamente, un software se encargará de obtener aquellas propiedades asociadas al documento que pasarán a formar parte de los metadatos de este. El objetivo debería ser el de obtener el máximo de metadatos automáticamente, o en aquellos casos que no sea posible, hacerlo manualmente.
  • Finalmente, se incorporará la documentación al gestor documental, según el cuadro de clasificación y los metadatos obtenidos en los puntos anteriores.
  • Para garantizar la validez legal de la digitalización interna, se deberá seguir el procedimiento ya explicado anteriormente, y que el Secretario General nombre o habilite el personal del Organismo facultado para digitalizar.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización externa.
  • La digitalización externalizada, responde a aquellos procesos de digitalización que no se pueden abordar internamente, normalmente por falta de recursos, y se decide subcontratar a un proveedor externo especializado en este tipo de trabajos.
  • La redacción del artículo 30.3 de la Ley 11/2007, de 20 de junio indica claramente que la condición, para la digitalización de documentos en soporte papel, es realizar un proceso que nos pueda garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento imagen, por tanto no se especifica quién lo tiene que hacer, ya que incluso permite hacerlo de forma automatizada mediante un sello electrónico, que no es personal.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización externa.
  • Se debe empezar por realizar la elección de documentos a digitalizar, será imprescindible la participación del archivero para que pueda aportar sus conocimientos a la hora de evaluar el valor de los documentos y la necesidad o no de su conservación. Acto seguido, será necesario redactar un contrato en el cual se establecerá el procedimiento: detallando todas las tareas a realizar, concretando al máximo como se llevarán a cabo, incluyendo un riguroso control de calidad y unas medidas de seguridad importantes para garantizar al máximo la calidad, confidencialidad y integridad.
  • Además, es imprescindible que se mantengan una trazabilidad estricta y segura de todo el proceso realizado, paro poder auditarlo en cualquier momento.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento.
  • Inventario de los documentos originales en papel que se tienen que digitalizar.
  • Auditoría de los documentos que salen del Organismo, y que llegan a la empresa digitalizadora, para garantizar que son los mismos.
  • Informe de control y trazabilidad de todas las tareas previas realizadas sobre los documentos (preparación, limpieza, restauración, codificación,...).
  • El proceso de digitalización se realizará mediante una Herramienta de Digitalización Certificada (incluye firma electrónica mediante sello de órgano).
  • Identificar el personal que realizará estas tareas, incluyendo la firma de un contrato de confidencialidad personalizado (especificando capacidades).
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento.
  • Fijar como se deben entregar los documentos digitalizados, incluyendo los metadatos necesarios: descriptivos, de contexto, tecnológicos, legales,...
  • Soporte en el cual o cuales se deben entregar los resultados obtenidos en el proceso de digitalización (ficheros imágenes y log garantizando integridad).
  • Informe de incidencias acontecidas durante el proceso.
  • Control de los documentos originales devueltos, generando un informe.
  • Acuerdo de nivel de servicio, que garantice la calidad del servicio a realizar.
  • Seguro para el transporte y la custodia de los documentos.
  • Resellado a posteriori de los resultados generados por la empresa tercera, por parte del empleado o empleados habilitados para esta función.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Escenarios: Digitalización externa – Procedimiento.
  • Para poder garantizar la validez legal de este proceso externalizado, será imprescindible cumplir con las siguientes condiciones:
  • Seguir estrictamente el procedimiento establecido en el contrato.
  • Incorporación de firma electrónica del documento digitalizado.
  • Auditoría por parte de una empresa tercera, del procedimiento seguido para obtener los documentos digitalizados.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Estación segura de digitalización.
  • Es una plataforma compuesta por un dispositivo de captura de la imagen, más los drivers/controladores necesarios para comunicarse y finalmente, un software que sea capaz de generar el fichero que contendrá la imagen digital del documento original en formato papel, añadiendo una firma electrónica que garantice la integridad y autenticidad.
  • Además, para asegurar una reproducción fiel y íntegra del documento digitalizado, será necesario acreditar que la imagen digital se ha obtenido mediante un proceso automático sin interrupción y sin intervención de ninguna persona física, en línea a lo que se establece en la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Estación segura de digitalización.
  • Requerimientos:
  • El proceso debe ser automatizado, sin interrupciones y sin la intervención de ninguna persona física.
  • El escaneo se tiene que realizar por medios fotoeléctricos, empleando un dispositivo de captura, el cual proporciona un fichero que se almacena en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
  • Proceso de optimización de la imagen, para garantizar la legibilidad del contenido original, este módulo deberá estar firmado digitalmente, con el objetivo de evitar su manipulación y asegurar el vínculo entre el código fuente y el módulo.
  • Firma de la imagen del documento digitalizado, para garantizar su integridad y autenticidad.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Estación segura de digitalización.
  • Requerimientos:
  • La aplicación de creación de firma debe estar incorporada al escáner como driver. De esta forma se puede asegurar que la imagen se firma antes de que el fichero se grave en el disco, o sea que todo se hace en el espacio de memoria del equipo en cuestión. Hay que tener en cuenta un pequeño cambio en esta funcionalidad en el cas de la compulsa, ya que será necesaria la aceptación por parte del funcionario que realiza la comparación entre la imagen digital y el documento original, antes de la firma.
  • En aquellos casos que sea necesaria la intervención humana, la aplicación deberá disponer de mecanismos estrictos de seguridad que permitan guardar pruebas fehacientes de todas las acciones realizadas.
  • Las condiciones técnicas y requerimientos para la generación y verificación de las firmas, serán las establecidas por las normativas correspondientes.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Metadatos:
  • -Núm expediente
  • -Fecha creación
  • Copia electrónica auténtica
  • PDF, TIF, JPEG
  • (firma electrónica)
  • (sello de tiempo)
  • Expediente electrónic unificado
  • · Documentos de origen electrónico
  • · Documentos de origen papel digitalizados
  • Mundo electrónico
  • Mundo papel
  • Fuente: CATCert
  • Certificado digital
  • escáner
  • DIGITALIZACIÓN SEGURA
  • La digitalización segura del documento papel
  • Estación segura de digitalización.
  • Estación segura de digitalización.
  • Requerimientos:
  • Certificados digitales a utilizar (ejemplos concretos):
    • Procesos automatizados y desatendidos: Sello electrónico
    • Procesos con intervención humana: Certificados de trabajador público.
  • Se recomienda que estas herramientas de digitalización certificada, pasen por un proceso de homologación, para certificarlas respecto a los requerimientos anteriores, y para poder hacer un seguimiento con auditorías periódicas, que garanticen su correcto funcionamiento en todo momento. Para lleva a cabo esta recomendación se plantean dos posibles opciones:
  • Definir un procedimiento propio para la homologación de soluciones de digitalización certificada, con la confección de la correspondiente normativa para regular el proceso de homologación y mantenimiento de esta.
  • La digitalización segura del documento papel
  • Estación segura de digitalización.
  • Requerimientos:
  • Aprovechar la lista de soluciones homologadas para la digitalización certificada de facturas, que definió la Agencia Tributaria el año 2007, concretamente según lo que establece el Artículo 7 apartado e) de la Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas. Lista actual.
  • Para poder garantizar la validez legal de este proceso externalizado, será imprescindible cumplir con las siguientes condiciones:
    • Seguir estrictamente el procedimiento establecido en el contrato.
    • Incorporación de firma electrónica del documento digitalizado.
    • Auditoría por parte de una empresa tercera, del procedimiento seguido para obtener los documentos digitalizados.
  • La digitalización segura del documento papel
    • ¿Porqué?
    • Para sistematizar las decisiones que una organización debe acometer para incorporar a su funcionamiento habitual, la utilización de documentos digitales y de todas les herramientas que les dan soporte.
    • Definirá la estrategia de la organización en relación al uso de aplicaciones informáticas para la gestión de sus documentos. Los miembros de la organización podrán recurrir al Modelo de Gestión Documental para dar respuesta a los interrogantes que puedan surgir sobre el uso correcto de estas aplicaciones.
  • Modelo de gestión documental
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