De la universidad basada en el papel a la universidad basada en el documento electrónico



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Concebir el ciclo de vida de los documentos como el eje de acción en que concurren en alianza estratégica los programas tecnológicos y la metodología archivística.

  • Concebir el ciclo de vida de los documentos como el eje de acción en que concurren en alianza estratégica los programas tecnológicos y la metodología archivística.
  • Formalización de su ámbito de aplicación, las políticas de la gestión del sistema, el modelo funcional y el modelo de información. Requerimientos para la integración de los organismos u oficinas en la plataforma tecnológica.
  • La metodología archivística en este entorno:
    • Política para la organización de la gestión electrónica del ciclo de vida de los documentos.
    • Política para el uso de los documentos y reutilización de la información.
    • Política para la organización de la gestión y Administración del sistema.
  • El ciclo de vida del expediente electrónico

Proyecto transversal e interdepartamental que precisa del concurso de los siguientes organismos:

  • Proyecto transversal e interdepartamental que precisa del concurso de los siguientes organismos:
  • Los órganos rectores de la política archivística
  • Los responsables de las TIC
  • Los expertos en organización
  • Los expertos en firma electrónica
  • Los responsables de implementar la administración electrónica
  • Los responsables jurídicos de la organización.
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
  • Los documentos contienen información que constituye un preciado recurso y un importante activo de la organización. La adopción de un criterio sistemático y corporativo en la gestión documental resulta esencial para las organizaciones a la hora de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos.
  • La gestión de documentos en una organización incluye:
    • Elaborar, aprobar y difundir la normativa correspondiente (políticas, estándares, manuales)
    • Prestar una serie de servicios relacionados con el uso y gestión de los documentos
    • Diseñar sistemas especializados para gestionar documentos
    • Integrar la gestión de documentos dentro del resto de sistemas de la organización y procesos de negocio
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
  • Conceptos clave:
  • El diseño de un SGD no se debe enfocar de una manera aislada, sino que debería formar parte de un plan estratégico de gestión de la Información corporativo y integral, en concordancia con los requisitos del sistema de la calidad y seguridad de la información de la organización.
  • Todos los sistemas de información, aplicaciones o herramientas que se utilicen para gestionar los procesos de negocio de la organización se deberían diseñar para facilitar la creación, captura y gestión de documentos íntegros, auténticos, fiables y disponibles.
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
  • Conceptos clave
  • Los pasos a seguir para diseñar un SGD:
    • Determinar que documentos se deberían incorporar al sistema
    • Establecer el período de conservación de los documentos en el sistema
    • Especificar los procesos para gestionar el ciclo de vida de los documentos: captura y registro, clasificación, almacenaje, acceso, uso y disposición
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
  • Instrumentos del sistema
  • Para la realización de estos procesos es necesario elaborar unas herramientas o instrumentos que servirán para sostener el sistema:
    • Cuadro de clasificación funcional.
    • Calendario de conservación y eliminación de documentos (Tablas de evaluación)
    • Vocabulario de metadatos.
    • Políticas de seguridad y acceso.
    • Políticas de preservación digital a largo plazo.
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
  • Gestión o tramitación
  • Vigencia
  • Archivo
  • Abierto
  • Cerrado
  • Nuevo
  • Cerrado
  • Cerrado
  • Transferencia
  • Eliminación
  • Responsable: Departamento
  • Responsable: Archivo
  • Calendario de preservación: Tablas de evaluación y elección
  • Política de seguridad y acceso
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
    • Fase análisis:
    • Cuadro de clasificación.
    • Vocabulario de metadatos.
    • Políticas de seguridad y acceso.
    • Formato de los documentos.
    • Formato de las firmas electrónicas.
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
  • Gestión o tramitación
  • Abierto
  • Cerrado
  • Nuevo
    • Fase de gestión, tramitación o activa:
    • Alta nuevos documentos.
    • Asignación entrada cuadro de clasificación.
    • Asignación valores vocabulario de metadatos.
    • Asignación políticas de seguridad y acceso.
    • Cambio estado.
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
    • Fase de vigencia o inactiva:
    • Transferencia.
    • Eliminación.
    • Asignación valores vocabulario de metadatos.
    • Cambio asignación políticas de seguridad y acceso.
    • Aplicar políticas de preservación.
  • Vigencia
  • Cerrado
  • Transferencia
  • Eliminación
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
    • Fase de archivo o histórica:
    • Cambio asignación políticas de seguridad y acceso.
    • Aplicar políticas de preservación.
  • Archivo
  • Cerrado
  • El ciclo de vida del expediente electrónico
  • Unión Europea
    • Directiva 1999/93/CE, del 13 de diciembre, por la cual se establece un marco comunitario para la firma electrónica, introducción del concepto de “Qualified certificate”
    • Marco técnico: ETSI (políticas y perfiles) – CEN dispositivos y sistemas
  • Legislación básica
    • Ley de firma electrónica de diciembre de 2003. Texto mejor adaptado a las necesidades de los prestadores y de los usuarios, es la transposición de la Directiva europea. Tratamiento especial al DNI digital, pero pendiente de su propia regulación, certificados de personas jurídicas. Referencias a estándares europeos.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • DOCUMENTOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO
  • (CAPÍTULO IV. ARTÍCULOS 29 AL 32)
  • Hacen referencia a:
    • Documentos electrónicos
    • Copias electrónicas
    • Archivo electrónico de documentos
    • Expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Documentos electrónicos
  • Las Administraciones Públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3 del Capítulo II de la presente Ley.
  • Las AP podrán emitir válidamente por medios electrónicos documentos administrativos
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Documentos electrónicos
  • Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
  • La Administración General del Estado, en su relación de prestadores de servicios de certificación electrónica, especificará aquellos que con carácter general estén admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo.
  • El documento electrónico incorporará referencia temporal
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Copias electrónicas
  • Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.
  • Posibilidad de crear copias autenticas
  • de documentos electrónicos con cambios
  • de formato
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Copias electrónicas
  • Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
  • Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.
  • Se establece la posibilidad de hacer copias electrónicas autenticas de documentos en papel, tanto si estos han sido generados por la propia administración como si han estado aportados por los ciudadanos. Concepto de DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL. Se permite hacer mediante procesos automatizados.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Copias electrónicas
  • En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.
  • Posibilidad de destrucción de los originales en papel
  • Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora. Los documentos administrativos incluirán referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
  • Posibilidad de pasar de electrónico a papel
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Archivo electrónico
  • Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
  • Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
  • Archivo electrónico de documentos como medio de preservación de este a lo largo del tiempo. Posibilidad de cambio de formato de este para garantizar la disponibilidad de la información.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Archivo electrónico
  • Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
  • El archivo tiene que garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos guardados
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Expediente electrónico
  • El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
  • El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante,
  • según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes
  • electrónicos.
  • La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.
  • El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos: Integridad.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: LAECSP
  • Documento electrónico
  • Artículo 41. Características del documento electrónico.
  • Los documentos electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez:
    • Contener información de cualquier naturaleza.
    • Archivar la información en un soporte electrónico según un formato determinado y conocido.
    • Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico o a un documento electrónico de rango superior.
  • Los documentos administrativos electrónicos deberán, además de cumplir las anteriores condiciones, haber sido expedidos y firmados electrónicamente mediante los sistemas de firma previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, y ajustarse a los requisitos de validez previstos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
  • El documento electrónico administrativo tiene que estar firmado digitalmente
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Metadatos
  • Artículo 42. Adición de metadatos a los documentos electrónicos.
  • Se entiende como metadato, a los efectos de este reglamento, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.
  • Los documentos electrónicos utilizados en la gestión pública susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos, en la forma regulada en el presente Reglamento.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Metadatos
  • Artículo 42. Adición de metadatos a los documentos electrónicos.
  • La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos o emitidos por la Administración general del Estado o sus organismos públicos será, en todo caso, realizada por el órgano u organismo actuante, en la forma que en cada caso se determine.
  • Los metadatos mínimos obligatorios asociados a los documentos electrónicos, así como la asociación de los datos de firma o de referencia temporal de los mismos, se especificarán en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
  • Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, excepto por errores o por necesidad de actualización.
  • Los metadatos son un elemento clave en la gestión del documento y expediente electrónico, incluso se regula su uso.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Copias
  • Artículo 43. Copias electrónicas de los documentos electrónicos.
  • Para que una copia electrónica de un documento electrónico administrativo o emitido por el interesado tenga la condición de copia auténtica, deberá cumplirse los siguientes requisitos:
    • Que el documento electrónico original se encuentre en poder del órgano u organismo público que obtiene la copia.
    • Que la copia sea obtenida por quien sea competente conforme a Derecho, o de forma automatizada conforme a los requisitos reglamentarios.
    • Que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo, permitan comprobar la coincidencia con el original.
  • Regula las copias de documento electrónico a documento electrónico: documento para el ciudadano, preservación y interoperabilidad.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Copias
  • Artículo 43. Copias electrónicas de los documentos electrónicos.
  • Las copias electrónicas generadas que, por tener idéntica firma electrónica al documento electrónico original, no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrán la eficacia jurídica del documento electrónico original.
  • En caso de cambio de formato original, la copia electrónica, para ser auténtica, deberá incluir su carácter de copia entre los metadatos asociados y estar autorizada mediante firma electrónica conforme a los sistemas recogidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
  • Se podrán generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas auténticas siempre que se observen los requisitos establecidos en los apartados anteriores.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Copias
  • Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del
  • Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos
  • en formato no electrónico.
  • Conceptos:
  • Imagen electrónica: es el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un
  • documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención fiel de
  • dicha imagen.
  • Digitalización: es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra, del documento.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Copias
  • Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del
  • Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos
  • en formato no electrónico.
  • Las copias electrónicas de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible de digitalización realizadas por la Administración, ya se trate de documentos emitidos por la Administración o documentos privados aportados por los ciudadanos, se realizarán de acuerdo con lo regulado en el presente artículo.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Copias
  • Artículo 44. Copias electrónicas realizadas por la Administración General del
  • Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes de documentos
  • en formato no electrónico.
  • Cuando sean realizadas por la Administración, las imágenes electrónicas tendrán la naturaleza de copias electrónicas auténticas, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
    • Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica.
    • Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica utilizando los sistemas recogidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
    • Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
    • Que las copias electrónicas incorporen los metadatos asociados con el proceso de digitalización y firma que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad
    • Que la copia sea realizada por persona expresamente habilitada para ello, o mediante procesos automatizados, en la forma y con las garantías que en cada caso expresamente se determinen.
  • Habla de compulsa electrónica y procesos de digitalización automatizada
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Destrucción del papel
  • Artículo 45. Destrucción de documentos en formato no electrónico.
  • Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos y condiciones que se determinen en las correspondientes Resoluciones, si se cumplen los siguientes requisitos:
    • La destrucción requerirá una resolución adoptada por el órgano responsable del procedimiento, previo el oportuno expediente de eliminación, en la que se determinen la naturaleza específica de los documentos susceptibles de destrucción, los procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u órganos responsables del proceso. Las resoluciones que aprueben los procesos de destrucción regulados en el artículo 30.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, requerirán informe previo de la respectiva Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y posterior dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, sin que, en su conjunto, este trámite de informe pueda ser superior a tres meses.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Destrucción del papel
  • Artículo 45. Destrucción de documentos en formato no electrónico.
    • Que no se trate de documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección, o en el que figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial.
  • Se deberá incorporar al expediente de la Resolución un análisis de los riesgos relativos al supuesto de destrucción de que se trate, con mención explícita de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad.
  • Especifica como se tiene que hacer la destrucción
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Sello de tiempo
  • Artículo 46. Referencia temporal de los documentos administrativos
  • electrónicos.
  • La Administración General del Estado asociarán a los documentos administrativos electrónicos, una de las siguientes modalidades de referencia temporal, de acuerdo con lo que determinen las normas reguladoras de los respectivos procedimientos:
    • «Marca de tiempo» entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. La marca de tiempo será utilizada en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras no establezcan la utilización de un sello de tiempo.
    • «Sello de tiempo», entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Autocompulsa
  • Artículo 47. Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos.
  • Los interesados podrán aportar al expediente, en cualquier fase del procedimiento, imágenes electrónicas de los documentos en soporte papel.
  • Las imágenes electrónicas presentadas por los ciudadanos deberán ajustarse a los formatos y estándares aprobados para tales procesos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
  • La presentación documental que realicen los interesados en cualquiera de los lugares de presentación establecidos en el Real Decreto 772/1999, podrá acompañarse de documentos electrónicos o copias digitalizadas de documentos que cumplan los requisitos establecidos al efecto por el ENI, autorizadas mediante firma electrónica del interesado.
  • Será de aplicación a las solicitudes de cotejo de las copias aportadas, previstas en el artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, lo establecido en relación con la transmisión de datos en el artículo 2.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Archivo.
  • Artículo 50. Archivo electrónico de documentos.
  • La Administración General del Estado deberá conservar en formato electrónico todos los documentos electrónicos emitidos por los ciudadanos o por las Administraciones públicas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, aun no formando parte de un procedimiento administrativo reglado, constituyan evidencia de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.
  • La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Archivo.
  • Artículo 51. Conservación de documentos electrónicos.
  • Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate.
  • Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de migraciones, emulaciones y conversión de los documentos electrónicos, de acuerdo con las normas sobre copiado de dichos documentos contenidas en el presente Reglamento.
  • Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
  • Habla de procesos de migración de formatos como forma de preservación del e-documento y e-expediente
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Expediente electrónico.
  • Artículo 52. Formación del expediente electrónico.
  • La formación de los expedientes electrónicos es responsabilidad del órgano que disponga la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, del encargado de su tramitación.
  • Los expedientes electrónicos que deban ser objeto de remisión o puesta a disposición se formarán ajustándose a las siguientes reglas:
    • Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su identificación unívoca por cualquier órgano de la Administración en un entorno de intercambio interadministrativo.
    • El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado electrónicamente mediante los sistemas previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y en los términos del artículo 32.2 de la citada Ley.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • Leyes: RD 1671/2009
  • Viabilidad:
  • Hay actuaciones administrativas que se pueden automatizar. Normalmente son situaciones donde la voluntad humana ante el acto administrativo es limitada.
  • Ej.: Comprobaciones.
  • En otros casos la relación telemática ya genera un proceso administrativo automatizado: entrada de formularios, registro de entrada, digitalización segura, etc.
  • En estos momentos, una vez determinada la viabilidad den cada caso, lo que se recomienda es aplicar la automatización.
  • Esta automatización nos traerá la reducción del tiempo de tramitación, reducción de los costes y reducción del número de errores.
  • LAECSP
  • Artículo 39. Actuación administrativa automatizada.
  • En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación.
  • Procedimiento administrativo automatizado
  • LAECSP
  • Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.
  • Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:
  • Sello electrónico de Administración Pública, órgano o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
  • Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.
  • Procedimiento administrativo automatizado
  • Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.
  • La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
  • El sello electrónico es la herramienta usada para el procedimiento automatizado. Es importante guardar de forma segura estas herramientas con validez jurídica. Es básico que se pueda auditar su uso: EVIDENCIAS ELECTRÓNICAS. Habrá muchos sellos electrónicos en el futuro.
  • Procedimiento administrativo automatizado
  • Tipos de actos:
  • Entrada.
  • Los que tienen lugar al inicio del procedimiento. Generación de número, fecha y hora de entrada en el registro, generación del recibo del registro electrónico, comprobaciones de datos de los formularios y la digitalización de documentos.
  • Gestión del procedimiento.
  • Los actos que se generan en la gestión del procedimiento. Copias auténticas electrónicas, apertura y cierre de expedientes, foliación de este, migración de documentos electrónicos, proceso de eliminación y cata de expedientes en el archivo, etc.
  • Salida.
  • Los actos de envío de notificaciones o de interoperabilidad con otras administraciones públicas. Generación de número, fecha y hora de salida en los registros, etc.
  • Procedimiento administrativo automatizado
  • Recomendaciones:
  • “La actuación administrativa automatizada en el ámbito de las administraciones públicas” de Ignacio Alamillo y Xavier Urios, Barcelona, 2011, Escola d'Administració Pública de Catalunya, 237 pág.., ISBN 978-84-393-8702-2.
  • http://www20.gencat.cat/docs/eapc/Home/Publicacions/Col_leccio%20Estudis%20de%20Recerca%20Digital/3%20Actuacio%20administrativa%20automatitzada/alamillo_urios_castellano.pdf
  • Hay recomendaciones jurídicas, ciclo de vida del software, viabilidad del sistema, firma electrónica, sellos electrónicos, seguridad y auditoría,
  • Como regla general, son susceptibles de automatización los actos administrativos reglados. La automatización de la actuación administrativa en el ejercicio de potestades discrecionales es más complicada.
  • Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios
  • Procedimiento administrativo automatizado
  • Recomendaciones:
  • La motivación del acto administrativo automatizado se fundamenta en la adecuada programación. Por esta razón, solo se podrá reaccionar ante el acto administrativo emitido mediante la revisión de esta programación (posibilidad de revisión o de reacción que se debe dar al administrado).
  • Adoptar una metodología de gestión del ciclo de vida del software para reducir los riesgos de errores en la automatización.
  • Durante las fases de análisis y diseño, es necesario involucrar intensamente personal experto en el ámbito legal para garantizar un análisis adecuado de los requisitos funcionales a partir de una interpretación jurídica apropiada de las normas en qué es basarán los actos administrativos y, muy especialmente, los de naturaleza decisoria. Según nuestra opinión, el analista informático necesita soporte específico para poder transformar la norma jurídica en un conjunto de reglas programables.
  • Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios
  • Procedimiento administrativo automatizado
  • Interoperabilidad
  • Definición: “capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos”
  • Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a:
  • “A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos”
  • Interoperabilidad
  • Definición: “capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos”
  • Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a:
  • “A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos”
  • Elementos importantes ante el procedimiento administrativo y el documento electrónico:
  • Principal fuente de ingreso de documentos electrónicos.
  • Principal vía de salida de documentos electrónicos.
  • Envío de expedientes y documentos a jueces.
  • ¿Formatos interoperables?
  • ¿Tipos de firma interoperables?
  • ….
  • Interoperabilidad
  • Tipos
  • Interoperabilidad estratégica y jurídica:
  • Convenios
  • Acuerdos
  • Contractos
  • Leyes
  • Etc.
  • Interoperabilidad
  • Tipos
  • Interoperabilidad organizativa:
  • Procesos
  • Catálogo,…
  • Es básico publicar los servicios a través de organismos que centralicen estas tareas:
  • Evitar el fenómeno n to n
  • Facilitar el acceso de nuevos agentes, generadores o consumidores de información.
  • Centralizar la gestión de incidencias
  • Es muy importante mantener inventarios de información de que se dispone y de la manera como se puede acceder.
  • Interoperabilidad
  • Tipos
  • Interoperabilidad semántica
  • Definición: Es aquella dimensión de la interoperabilidad relativa a que la información intercambiada pueda ser interpretable de forma automática y reutilizable para aplicaciones que no intervinieron en su creación.
  • Es necesario:
  • Utilizar modelos de datos y estructura de documentos estándar.
  • Disponer de criterios comunes para decidir sobre la validez o autenticidad de un documento.
  • Temas a tratar:
  • Formatos,
  • Metadados,
  • Modelo de datos
  • Interoperabilidad
  • Tipos de firmas electrónicas,
  • Códigos de verificación.
  • Archivo, …
  • Se define como se realizará la interoperabilidad y se estructura en un conjunto de normas técnicas:
  • Catálogo de estándares.
  • Documento electrónico.
  • Digitalización de documentos.
  • Expediente electrónico.
  • Política de firma electrónica y certificados digitales.
  • Protocolo de intermediación de datos.
  • Relación de modelos de datos comunes.
  • Política de gestión de documentos electrónicos.
  • Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de les AAPP.
  • Procedimiento de copiado auténtico y conversión de formatos.
  • Modelo de datos para el intercambio de asientos registrales entre AAPP
  • ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD
  • Interoperabilidad
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