De la universidad basada en el papel a la universidad basada en el documento electrónico



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Plan Director e-Administración

  • Actuación
  • 2010
  • 2011
  • 2012
  • Ámbito tecnológico
  • 35. Digitalización de todos los procedimientos administrativos de la UA y, para los que aplique, con posibilidad de tramitación telemática
  • Líneas de actuación

Plan Director e-Administración

  • La e-Administración en la Universidad
  • Líneas de actuación
  • El documento electrónico existe desde que empezaron las TIC, documentos de texto, planos, imágenes, sonidos, vídeos, etc. Estos documentos han proporcionado una mejora en la eficiencia de los procesos internos en las empresas y administraciones. Hoy en día no se podría plantear una organización eficiente sin la utilización de las TIC y de los documentos electrónicos.
  • Pero estos documentos eran simples copias sin validez jurídica de los documentos en papel que eran los que realmente tenían esa validez jurídica. De hecho, los archivos físicos continúan creciendo, al mismo tiempo que crecen las necesidades de almacenamiento digital de los documentos, hemos pasado de Kbytes a Mbytes a Gbytes y en estos momentos ya hablamos de Tbytes, es decir, el orden de magnitud ha crecido por 1000.000.000.
  • Documento y expediente electrónico
  • Con aparición de la firma electrónica y en concreto de la Ley de Firma Electrónica en el 2003 se abre un nuevo paradigma:
  • El documento electrónico se equipara al documento manuscrito
  • A partir de este momento se empiezan a generar documentos electrónicos con validez jurídica, que además, la pierden en el momento en que estos documentos se imprimen.
  • El documento electrónico tiene validez jurídica mientras es electrónico.
  • Documento y expediente electrónico
  • Hasta ahora se ha hablado mucho del trámite electrónico, de la transacción, de la validez de esta, de las garantías jurídicas en el acto.
  • Pero a medida que el trámite o transacción es una realidad (o obligación) se empieza a generar un gran número de documentos y expedientes electrónicos, los cuales además de la identidad, integridad, confidencialidad y autenticidad, requieren la garantía de preservación a lo largo del tiempo: DISPONIBILIDAD
  • De la validez jurídica de la transacción electrónica a la del documento electrónico
  • Documento y expediente electrónico
  • Definición
  • Información registrada producida o recibida durante el inicio, desarrollo o finalización de una actividad personal o institucional y comprende el contenido, el contexto y la estructura suficiente para aportar la evidencia de la actividad sin considerar la forma y el soporte
  • El contenido está consignado sobre un soporte al que no se puede acceder directamente (relación soporte y contenido)
  • El contenido está representado por signos (códigos binarios) que deben ser descodificados mediante un programa informático que convierte la expresión en codificación informática a lenguaje natural (dependencia software)
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Características
  • Separación entre entidad física y entidad lógica (reconstrucción durante visualización)
  • Compuestos
  • Distribuidos vs encapsulados
  • Dinámicos vs estáticos
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Características
  • Contenido
    • Debe reflejar correctamente aquello que se comunicó o decidió y debe servir para dar cuenta o evidenciar los actos.
    • La información contenida en los documentos permite tomar decisiones que posibiliten la acción.
  • Contexto
    • Además del contenido, debe incluir información relacionada con el entorno de creación/gestión/uso del documento (firma, metadatos descriptivos, etc.)
  • Estructura
    • El formato, la estructura física, el soporte y la identificación del entorno tecnológico en que se creó el documento (software) para facilitar su representación
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Características
  • Autenticidad
    • Que el documento es aquello que afirma ser
    • Proviene de una persona identificada y conocida (autoría)
    • Que ha sido creado/enviado en el momento en que se afirma
  • Fiabilidad
    • El contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de la actividad/acto que testimonia
  • Integridad
    • Completo y inalterable (no ha sido modificado sin conocimiento del autor o del destinatario)
  • Disponibilidad/conservación
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Características
  • ¿Como podemos conseguir generar documentos electrónicos válidos?
    • Uso perceptivo de la firma electrónica. La firma son datos anexados a un documento electrónico que permite al receptor probar el origen (autenticidad) y protegerlos de una falsificación posterior (integridad)
    • La incorporación del sello de tiempo es el elemento que permite demostrar en que momento se generó el documento
    • Necesidad de incluir los metadatos que posibiliten la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo
    • Necesidad de crear documentos autocontenidos y autodescritos en sí mismos (contenidors xml)
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Tipos de documentos electrónicos
  • Documentación estructurada (base de datos)  modelo datacéntrico
  • Documentación no estructurada  modelo docucéntrico
    • Creados utilizando aplicaciones informáticas (.pdf, .doc)
    • Creados en entornos web
    • Correos electrónicos
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Metadatos
  • Definición
  • Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo
  • Son información estructurada o semi-estructurada que posibilita la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo
  • El uso de metadatos es imprescindible en la gestión de los documentos electrónicos ya que son necesarios para facilitar su recuperación acceso y probar su autenticidad
  • Los metadatos pueden estar “incrustados” en el mismo fichero que el documento o como un fichero independiente
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Tipos de Metadatos
  • Descriptivos
  • Preservación y gestión del ciclo de vida
  • Técnicas
    • Información sobre el formato, estructura del documento
  • Documento y expediente electrónico
  • Documento electrónico
  • Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos relacionados a través de un índice firmado digitalmente.
    • Se podría considerar un documento con links a documentos.
    • Tanto la ley 11/2007, como el RD 1671/2009 de desarrollo de la LAECSP lo regulan.
    • Tienen metadatos propios.
  • Documento y expediente electrónico
  • Expediente electrónico
  • La interoperabilidad, las empresas, los profesionales y sobre todo los nuevos ciudadanos van a impulsar el expediente electrónico.
  • La eficiencia va a ser el principal motivo del expediente electrónico.
  • Vamos a convivir muchos años con expedientes híbridos.
  • Ahora nos planteamos el imprimir documentos electrónicos para incorporar en el expediente papel, dentro de poco va a ser lo contrario.
  • Se nos va a plantear el paradigma de la digitalización de los expedientes antiguos.
  • Documento y expediente electrónico
  • Expediente electrónico
  • Metadatos del expediente:
  • Código Referencia
  • Número expediente
  • Código de Clasificación
  • Nombre Agrupación documental
  • Título
  • Fecha de apertura
  • Fecha cierre
  • Titular
  • Unidad productora
  • Nivel de Seguridad
  • Nivel de LOPD
  • Emplazamiento
  • Ubicación Física
  • Estado
  • Soporte
  • Volumen expediente
  • Interesados
  • Documento y expediente electrónico
  • Expediente electrónico
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