De la universidad basada en el papel a la universidad basada en el documento electrónico



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  • Documento y expediente electrónico.
  • De la universidad basada en el papel a la universidad basada en el documento electrónico
  • Alicante, 9 de noviembre de 2011
  • Sumario
  • Antecedentes.
  • La e-Administración.
  • El documento y expediente electrónico.
  • Las nuevas leyes y el documento y expediente electrónico
  • El ciclo de vida del expediente electrónico.
  • Técnicas de mejora del ciclo de vida del e-expediente:
    • La actuación administrativa automatizada.
    • Interoperabilidad.
  • La preservación del documento y expediente electrónico.
  • La digitalización segura del documento papel.
  • Modelo de gestión documental.
  • Firma electrónica y documento electrónico.
  • Retos.
  • Conclusiones.
  • La Universidad está inmersa en un proceso de modernización para adaptarse a las nuevas demandas de los estudiantes, PAS y PDI, empresas, otras administraciones públicas, etc. Así como a las nuevas leyes.
  • En los últimos años han surgido nuevas leyes que pretenden adecuar las Universidades a la nueva realidad que es la sociedad de la información o del conocimiento, tal y como nos referimos en estos momentos al impacto que están teniendo las tecnologías de la información y de las comunicaciones dentro de la sociedad actual.
  • Pero últimamente esta adecuación también se observa como un proceso de simplificación administrativa, ahorro de costes y mejora de la eficiencia de las universidades.
  • Las TIC no son el elemento que modernizará una institución, pero no se puede plantear su modernización sin su utilización.
  • Los nuevos ciudadanos están ya preparados, las leyes lo impulsan, las administraciones ofrecen herramientas, hay que ser más eficientes, hay que ahorrar costes, las universidades tienen que avanzar en la e-Administración.
  • Antecedentes
  • Ley 30/1992 de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC) recogida en su artículo 45:
  • “Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes”
  • Ley 24/2001 de 27 de diciembre que permite el establecimiento de registros telemáticos, así como las notificaciones telemáticas
  • Ley general tributaria de 2003 que ya habla de la actuación administrativa automatizada o la imagen electrónica de los documentos en papel.
  • Ley 59/2003 de firma electrónica que da validez jurídica al documento electrónico firmado digitalmente.
  • Antecedentes: Leyes que habilitaban
  • Hasta hoy las leyes habilitaban para poder hacer cosas por medios telemáticos, y por tanto estaba en manos de las AAPP en general y de las universidades en particular, el utilizarlos.
  • A partir de ahora, no solo se habilita, sino que se OBLIGA:
  • Ley11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP).
  • Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007.
  • Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.
  • Ley 30/2007 de contratos del sector público.
  • ENI y ENS y las NTI
  • Ley de Impulso de la Sociedad de la Información (LISI).
  • Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

Ley aprobada el 14 de junio de 2007 y publicada en el BOE el 20 de junio de 2007

  • Ley aprobada el 14 de junio de 2007 y publicada en el BOE el 20 de junio de 2007
  • El eje central de la Ley es el cambio en el modelo de relación entre los ciudadanos y las administraciones públicas por medios telemáticos, para pasar de un sistema voluntarista, que era el definido en la Ley 30/1992, a un sistema obligatorio al reconocer el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las AAPP por medios:
  • Es mucho más explícita y detallada respecto a los medios y la forma de ir avanzando en esta relación telemática (pasamos de unos artículos a una ley) a la vez que tiene efectos sobre todas las AAPP.
  • En la nueva ley se recoge el derecho de los ciudadanos y por tanto se convierte en una obligación para las AAPP. En este sentido incluso pone fechas al cumplimiento. Tal y como dice la ley, se pasa del “podrán” al “deberán
  • Antecedentes: LAECSP
  • OBJETIVO DE LA LEY:
  • Esta ley tiene como objetivos principales:
    • • Reconocer el derecho al ciudadano (también empresa o profesional) a relacionarse con las AAPP por medios electrónicos.
    • • Regular los aspectos básicos de la utilización de las TIC dentro de la actividad administrativa, en las relaciones entre las AAPP, así como con las relaciones con los ciudadanos.
  • Haciendo especial énfasis en la disponibilidad integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los datos.
  • Antecedentes: LAECSP
  • Destacamos:
  • De los 46 artículos que tiene la ley, en 28 un 60% se hace referencia a identidad digital, firma electrónica, seguridad jurídica, y en 7, un 15% de los artículos solo hace referencia a estos aspectos.
  • Esto indica la importancia que da el legislador a estos aspectos.
  • PRINCIPIOS GENERALES:
  • 1. Respeto a los derechos a la protección de datos de carácter personal.
  • 2. Igualdad.
  • 3. Accesibilidad.
  • 4. Legalidad.
  • 5. Cooperación entre AAPP: Interoperabilidad y prestación de servicios conjuntos a los ciudadanos.
  • 6. Seguridad.
  • 7. Proporcionalidad.
  • 8. Responsabilidad y Cualidad respeto a lo que ofrecen las AAPP a través de los medios telemáticos.
  • 9. Neutralidad tecnológica.
  • 10. Simplificación administrativa. Ser más eficientes, reducir el tiempo de tramitación.
  • 11. Transparencia y publicidad del procedimiento.
  • Destacamos:
  • Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos.
  • Principio de proporcionalidad en relación a las medidas de seguridad exigidas y en relación a los datos que se requieren a los ciudadanos.
  • Antecedentes: LAECSP
  • CONCEPTOS IMPORTANTES: Sede electrónica
  • Se considera sede electrónica una dirección electrónica (WEB) a través de la cual, los ciudadanos pueden ejercer sus derechos.
  • Obliga a la Universidad de Alicante en cuanto a la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que se puedan acceder desde esta.
  • Hará falta identificar el titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.
  • Dispondrán de sistemas que permitan establecer comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.
  • Deben respetar los principios de accesibilidad y usabilidad.
  • Antecedentes: LAECSP
  • e-Sede de la UA
  • CONCEPTOS IMPORTANTES: Identidad electrónica
  • La Universidad de Alicante deben admitir sistemas de firma electrónica que sean conformes a la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica.
  • Se regula que herramientas serán aceptadas para identificar al ciudadano: eDNI, Certificados digitales de firma electrónica avanzada, etc.
  • Se regula que herramientas de identidad digital se podrán utilizar en las AAPP: Certificados de servidor o de sede electrónica, Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, Firma electrónica del personal de la Universidad, etc.
  • Representación: Se podrá habilitar a persones físicas y jurídicas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados.
  • Para ciertos trámites, un intermediario puede representar a un ciudadano o a una empresa: ex. Gestor administrativo, etc.
  • Antecedentes: LAECSP
  • e-Sede de la UA
  • CONCEPTOS IMPORTANTES: Firma electrónica
  • En este apartado distinguimos tres tipos de firma electrónica:
  • • Firma electrónica del ciudadano.
  • • Firma electrónica del trabajador de la Universidad.
  • • Firma electrónica en la actuación administrativa automatizada.
  • Antecedentes: LAECSP
  • CONCEPTOS IMPORTANTES:
  • Registro electrónico
  • Las AAPP crearán registros electrónicos para la recepción y reemisión de solicitudes, escritos y comunicaciones electrónicas.
  • Notificación electrónica.
  • Los ciudadanos podrán escoger en cualquier momento la forma de comunicarse con la Universidad. Estas podrán utilizar medios electrónicos de comunicación con el ciudadano siempre que el ciudadano lo haya solicitado o consentido expressamente.
  • La Universidad en virtud del punto 6 del artículo 27 puede obligar a ciertos colectivos a comunicarse electrónicamente con la Universidad: empresas, profesionales, etc.
  • En las relaciones con otras AAPP se utilizarán preferentemente medios electrónicos.
  • Antecedentes: LAECSP
  • CONCEPTOS IMPORTANTES: Documento electrónico y archivo digital.
  • Las AAPP podrán emitir documentos administrativos electrónicos.
  • Se pueden hacer copias electrónicas de documentos electrónicos con validez jurídica.
  • Se pueden hacer copias electrónicas de documentos en papel, estas copias tienen valor de copias auténticas si se garantiza la autenticidad. Este proceso de digitalización se puede hacer de forma automatizada con el correspondiente sello electrónico.
  • Se podrá llegar a destruir el papel si se ha hecho un proceso de digitalización segura.
  • Se pueden imprimir documentos originalmente en electrónico y tendrán consideración de copias auténticas siempre que tengan sistemas de verificación que permitan garantizar su autenticidad.
  • Hay que garantizar la preservación y la validez jurídica del documento electrónico a lo largo de su vida útil. Si el documento nace electrónico se tiene que preservar electrónicamente.
  • Antecedentes: LAECSP
  • CONCEPTOS IMPORTANTES: Consulta del estado del procedimiento por parte del ciudadano.
  • El ciudadano podrá consultar, en un espacio restringido, previa identificación, la información sobre el estado de tramitación del procedimiento: fase en que se encuentra, órgano o unidad responsable y fecha de entrada en esta fase.
  • Este es un punto muy importante de la ley y que condiciona de una forma muy importante el que el expediente sea electrónico.
  • CONCEPTOS IMPORTANTES: Interoperabilidad.
  • Reconoce el derecho del ciudadano a no aportar ningún documento o información que ya esté en poder de alguna administración pública.
  • Este es otro de los puntos importantes que lleva a la necesidad de que el expediente sea electrónico.
  • Antecedentes: LAECSP
  • La e-Administración
  • La e-Administración, la confianza en Internet y el futuro de Europa:
  • “El papel de la administración electrónica en el futuro de Europa”. COM (2003) 256 de 29 de septiembre de 2003
  • “Retos para la sociedad de la información europea más allá de 2005”, COM (2004) 757, de 19 de noviembre de 2004
  • “i2010. Una sociedad de la información europea para el conocimiento y la ocupación”, COM (2005) 229, d’1 de junio de 2005
  • Declaración de Manchester “Transformando los Servicios Públicos”
  • “Interoperabilidad de los servicios públicos panaeuropeos de administración electrónica”, COM (2006) 45, de 13 de febrero de 2006.
  • “Plan de acción sobre administración electrónica i2010”, COM (2006) 173, de 25 de abril de 2006
  • “Una estrategia para una sociedad de la información segura – Dialogo, asociación y potenciación”, COM (2006) 251, de 31 de mayo de 2006
  • La e-Administración
  • Pasamos de la relación presencial a la telemática.
  • Pasamos del papel al documento electrónico.
  • Al procedimiento administrativo automatizado.
  • A la interoperabilidad.
  • De una seguridad tecnológica a una seguridad jurídico-tecnológica.
  • La comunicación y las relaciones se establecerán a nivel de hardware/ software. Es necesario un control de lo que hace este.
  • Cada vez se requerirán perfiles mixtos: técnico/legal, técnico/archivero, etc.
  • La e-Administración
  • Sector administración pública
  • Ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos.
  • Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007
  • Ley 30/2007 de contratos del sector público.
  • ENI y ENS.
  • Lleva a:
    • Trámite telemático
    • Uso de las TIC con validez jurídica.
    • Reingeniería de procesos:
      • Documento y expediente electrónico.
      • Automatización de procesos.
      • Interoperabilidad.
  • Certificados ACCV y DNI electrónico.
  • Sector administración pública: Sector salud.
  • La receta electrónica: Uso masivo de la firma electrónica.
  • La historia clínica compartida: Interoperabilidad y alto nivel de seguridad.
  • La tarjeta del asegurado sanitario (pública o privada) como dispositivo de identidad digital y firma electrónica para pacientes.
  • La identidad digital basada en certificados digitales como sistema de alto nivel de seguridad para el acceso de los profesionales y de los ciudadanos a la información del paciente.
  • Movilidad: firma en el teléfono móvil.
  • La e-Administración
  • Banca y servicios financieros
  • Se centran en iniciativas de autenticidad, y aun dudan sobre el modelo de negocio referente a expedir certificados digitales a sus clientes.
  • La tensión por el phishing puede forzar el cambio.
  • Las tarjetas financieras como EMV permite introducir un certificado de firma electrónica para otros usos.
  • Ya hay diferentes entidades financieras que aceptan el DNI electrónico, el certificado de la ACCV, etc. Como medio para identificarse en la banca electrónica.
  • A la banca le interesa más la firma electrónica que la identidad digital: firma de contratos, transferencias, etc.
  • La e-Administración
  • Ejemplo
  • Empresas
  • Ley 56/2007 de impulso de la Sociedad de la Información.
  • Ley 30/2007 de contratos del sector público.
  • A la espera de los movimientos de la Administración Pública (especialmente el DNI-e), banca y servicios financieros.
  • Se están desplegando sistemas de factura telemática y de voto electrónico societario.
  • Todos los protocolos de negocio electrónico se orientan a la adopción de la firma electrónica de empresa para los intercambios normalizados (ebXML y otros).
  • Empiezan a haber ayudas de las administraciones públicas para implantar
  • La e-Administración
  • Desde hace más de un año se está trabajando en la implantación de la e-Administración en la Universidad de Alicante.
  • En todo el trabajo se han tenido en cuenta las obligaciones que marca la ley, pero también las oportunidades que esta abre en la Universidad de Alicante para avanzar hacia la e-Administración, haciendo que esta nueva forma de prestación de servicios al ciudadano (estudiante, PAS y PDI y empresas) sea más abierta, más transparente, más eficiente y más cercana.
  • A la hora de definir este plan de digitalización se tienen que analizar los procesos internos más importantes y también los que tienen relación con otras administraciones públicas, empresas, representes etc.
  • Se han tenido en cuenta los agentes que intervienen y los documentos generados y gestionados.
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