Como acabamos de comentar, el objetivo de este capítulo es definir que es un sistema



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Sistemas ERP 

Como acabamos de comentar, el objetivo de este capítulo es definir que es un sistema 

ERP. Así como ver las tres características imprescindibles que debe soportar un ERP, su 

arquitectura,  su historia y sus costes.  

Para cumplir su objetivo este capítulo ha sido estructurado en ocho puntos: 



 



Definición de ERP 



 



Características comunes 



 



Objetivos y consecuencias de implantar un ERP 



 



Arquitectura 



 



Ventajas e inconvenientes 



 



Tipos de sistemas ERP 



 



Historia 



 



Costes de un ERP 

02.01 /


 

Definición de ERP 

Los sistemas ERP son sistemas de gestión de información que integran y automatizan 

muchas  de  las  prácticas  de  negocio  asociadas  con  los  aspectos  operativos  o 

productivos de la empresa. Estos sistemas integran todo el software que necesita una 

empresa para el correcto funcionamiento de su sistema de negocio. Se pretende que 

“la información esté disponible para todo el mundo todo el tiempo”. Los sistemas ERP 

mantienen  todas  las  operaciones  y  procesos  de  la  empresa  bajo  una  misma  base  de 

datos compartida. Los ERP permiten a las empresas evaluar, controlar y gestionar más 

fácilmente su negocio en todos los ámbitos. A su vez, permiten agilizar los diferentes 

tipos  de  trabajo  de  cada  usuario,  reduciendo  en  tiempo  real  las  tareas  repetitivas  y 

permitiendo  el  aumento  de  la  comunicación  entre  todas  las  áreas  que  integran  la 

empresa.  También  son  conocidos  como  sistemas  integrales  de  empresa  o  sistemas 

integrados  de  gestión.  Los  ERP  tienen  entre  sus  objetivos  principales  el  satisfacer  las 



 

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diferentes necesidades de información de la empresa para conseguir que los gestores 

empresariales  dispongan  de  un  soporte  para  tomar  decisiones  y  controlar  el 

cumplimiento de objetivos.  

Los ERP se consideran software integrado en contraposición con el software a medida 

diseñado para un cliente en particular. Esto significa que cuando se adquiere un ERP, 

se  obtiene  una  versión  estándar  del  producto  final,  el  cual  no  está  diseñado  para  la 

empresa  concreta  que  lo  compra.  Por  tanto,  se  deben  realizar  modificaciones  y 

parametrizaciones  para adaptarlo,  aunque también debe  existir una  adaptación  de  la 

empresa a ese ERP. 

Un aspecto importante a entender cuando se plantea la adquisición de un ERP es que 

éstos  no  pueden  ser  usados  simplemente  instalando  el  programa  desde  un  CD  en  la 

empresa.  Se  precisarán  los  servicios  de  una  empresa  distribuidora  o  equipo  de 

profesionales  para  que  realicen  la  implantación.  El  tiempo  requerido  para  esta  tarea 

varía  según  el  sistema,  los  módulos  implementados,  el  tamaño  de  la  empresa  y  las 

necesidades concretas. 

02.02 /

 

Características comunes 



02.02.01 /

 

Características 



Las tres características esenciales de un sistema ERP son: 

Integridad: Los ERP permiten controlar los diferentes procesos de la compañía bajo la 

óptica  de  que  todos  los  departamentos  de  una  empresa  se  relacionan  entre  sí,  es 

decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, si 

un  cliente  hace  un  pedido  esto  representa  que  se  crea  una  orden  de  venta  que 

desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de 

distribución  del  producto,  de  cobro,  y  sus  respectivos  movimientos  contables.  Si  la 

empresa  no  usa  un  ERP  y  son  soluciones  departamentales  no  integradas  las  que 

controlan todos los procesos mencionados, la información se duplica y crece el margen 

de contaminación en ésta. Con un ERP, el usuario simplemente captura el pedido y el 


 

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sistema  se  encarga  de  todo  lo  demás,  por  lo que  la  información  no  se manipula  y  se 

encuentra protegida. 

Modularidad: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos 

que  se  encuentran  interrelacionados  por  la  información  que  comparten  y  que  se 

genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica 

es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse 

de  acuerdo  con  los  requerimientos  del  cliente.  Ejemplo:  ventas,  materiales,  finanzas, 

control de almacén, recursos humanos, etc. 



Adaptabilidad:  Los  ERP  están  creados  para  adaptarse  a  la  idiosincrasia  de  cada 

empresa.  Esto  se  logra  por  medio  de  la  configuración  o  parametrización  de  los 

procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para 

controlar  inventarios,  es  posible  que  una  empresa  necesite  manejar  la  partición  de 

lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de 

programación  de  4ª  Generación  para  el  desarrollo  rápido  de  nuevos  procesos.  La 

parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para 

adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa. 

Otras características propias de los sistemas ERP son: 

-

 



Procesar todas las transacciones que se producen en todos los departamentos 

de la empresa. 

-

 

Tener un papel clave en la medición de resultados de la empresa al disponer de 



toda la información de todas las transacciones de la empresa. 

-

 



Realizar  un  seguimiento,  medir  e  informar  de  la  evolución  de  los 

acontecimientos sucedidos en la empresa u organización. 

-

 

Dar soporte a las funciones básicas del negocio o actividad. 



-

 

El sistema debe responder en caso que se produzcan cambios significativos en 



los procesos y en las necesidades de información de la empresa. 

-

 



Debe  permitir  recoger  la  información  de  diferentes  ubicaciones,  procesarla  y 

ofrecerla a los distintos departamentos y usuarios. 



 

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-

 



Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa. 

En  algunos  casos,  incluso  se  ofrece  al  usuario  final  la  utilización  del  código 

fuente, pudiendo con ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medida 

de cada empresa.  

-

 

Deben tener la capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios 



de diferentes áreas funcionales. 

-

 



Debe  soportar  el  sistema  de  información dando  todo  el  apoyo  necesario  para 

que éste funcione y sea eficaz. 

-

 

El  sistema  ERP  debe  basarse  en  una  única  base  de  datos  que  permita 



integridad, consistencia e integración de los mismos, permitiendo disponer de 

los diferentes módulos interconectados y actualizados. 

02.02.02 /

 

Módulos genéricos 



Los  módulos  de  un  sistema  ERP  varían  dependiendo  de  las  características  de  la 

empresa,  pues  son  muy  diferentes  los  requerimientos  en  organizaciones  en  las  que, 

por ejemplo, su principal negocio es la producción, la distribución o bien los servicios. 

Algunos de los módulos más comunes son:  

-

 

Gestión Financiera  



-

 

Gestión de Ventas  



-

 

Gestión de Compras  



-

 

Gestión de la Distribución y Logística  



-

 

Gestión y planificación de la Producción  



-

 

Gestión de Proyectos  



-

 

Gestión de Recursos Humanos  



 

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02.03 /


 

Objetivos y consecuencias de implantar un ERP 

02.03.01 /

 

Objetivos de implementar un ERP 



Una empresa que decide implantar un ERP, está realizando un cambio estratégico en el 

futuro de la misma. En este planteamiento, se visualizan cuatro objetivos estratégicos: 

 

Mejora de la productividad. 



 

Mejora de la calidad. 



 

Mejora del servicio al cliente. 



 

Reducción de costes. 



Objetivos generales:  

 



Optimización de procesos empresariales. 

 



Ayuda a la toma de decisiones, ejecución más rápida y con más probabilidades 

de éxito.  

 

Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad 



de datos).  

 



Compartir  información  entre  todos  los  componentes  de  la  organización  de 

forma que se automaticen los procesos. 

 

Convergencia  de  las  distintas  bases  de  datos  usadas  por  el  sistema 



integrándolas en una sola. 

 



Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes).  

 



Reducción  de  tiempos  y  de  los  costes  de  los  procesos  implicando  un 

incremento de la productividad. 



 

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02.03.02 /

 

Consecuencias de implementar un ERP 



Si se consiguen estos objetivos podemos obtener consecuencias en forma de beneficio 

para la organización.  

Se han realizado estudios que proponen cinco dimensiones de beneficios: operacional, 

gestión, estratégica, infraestructura de tecnologías de información, y organizacional: 



Dimensión operacional 

Las actividades operacionales involucran los procesos diarios de adquisición y consumo 

de recursos. Como estas actividades se repiten periódicamente, la automatización de 

ellas a través de tecnología de información permite mejorar en forma dramática estos 

procesos.  Proponen  cinco  subdimensiones  de  esta  dimensión  en  relación  a  los 

sistemas ERP: 1) reducción de coste; 2) reducción del tiempo de ciclo; 3) mejoras en la 

productividad; 4) mejora de la calidad; y 5) mejora del servicio al cliente.  

Dimensión gestión 

Las  actividades  de  gestión  involucran  la  distribución  y  control  de  los  recursos  de  la 

empresa.  Los  sistemas  ERP  proporcionan  un  conjunto  de  beneficios  para  estas 

actividades, asociados tanto a la centralización de toda la información en una sola base 

de datos como a sus características de registro en tiempo real de las transacciones del 

negocio. Para esta dimensión se proponen tres beneficios: 1) mejoras en la gestión de 

recursos; 2) mejoras en la toma de decisiones y en la planificación; y 3) mejoras en el 

control del rendimiento. 



Dimensión estratégica 

Las tecnologías de información en complemento con otros recursos pueden ser fuente 

de ventajas competitivas. Para esta dimensión se proponen seis beneficios: 1) apoyo al 

crecimiento de la empresa; 2) apoyo a las alianzas entre empresas; 3) construcción de 

innovaciones  de  negocio;  4)  construcción  de  un  liderazgo  en  coste;  5)  generación  de 


 

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diferenciación  de  producto;  y  6)  construcción  de  enlaces  externos  (con  clientes  y 

proveedores).  

Dimensión infraestructura de tecnologías de información 

Los  sistemas  ERP  no  se  asocian  directamente  con  inversión  en  infraestructura  de 

tecnologías  de  información,  como  pueden  ser  las  redes  de  telecomunicaciones  y  los 

servidores  centrales,  sin  embargo,  esta  tecnología  provee  una  infraestructura 

consistente en una arquitectura de aplicaciones estándar e integrada. Esta mejora en 

infraestructura  se  ve  reflejada  en  los  siguientes  beneficios:  1)  construcción  de 

flexibilidad  de  negocio  tanto  actual  como  para  futuros  cambios;  2)  reducción  de  los 

costes  de  tecnologías  de  información;  y  3)  incremento  de  capacidades  de  la 

infraestructura de tecnologías de información. 

Dimensión organizacional 

Los  beneficios  organizacionales  surgen  del  uso  de  un  sistema  ERP  en  términos  de 

focalización,  aprendizaje  y  ejecución  de  las  estrategias  seleccionadas  por  la 

organización. Se proponen cuatro beneficios: 1) cambios en los patrones de trabajo; 2) 

facilitar  el  aprendizaje  organizacional;  3)  enriquecimiento  del  puesto  de  trabajo;  4) 

construcción de una visión compartida. 

02.04 /

 

Arquitectura



 

02.04.01 /

 

Perspectiva funcional 



Desde  una  perspectiva  funcional,  debemos  indicar  que  los  sistemas  ERP  están 

diseñados  de  forma  modular.  Cada  uno  de  estos  módulos  o  aplicaciones,  tiene  una 

función  específica.  Cada  organización  determina  que  módulos  necesita  utilizar  al 

momento de implantar el ERP. 

La base de datos trabaja en dos direcciones, captando la información que proviene de 

distintas  aplicaciones  y  entregando  desde  sus  repositorios  la  información  que  estas 

aplicaciones necesitan para apoyar las diversas funciones de la empresa. 


 

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En relación a los módulos o aplicaciones, podemos indicar que, primero y más cerca de 

los  proveedores,  las  aplicaciones  financieras,  de  manufactura,  de  inventario  y 

abastecimiento  sirven  a  los  trabajadores  y  administradores  de  tipo  back-office.  Más 

cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de ventas, entrega y servicio 

apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente y 

comerciales.  Adicionalmente,  los  dos  grupos  de  aplicaciones  nombradas  se  integran 

con  las  aplicaciones de gestión de  recursos  humanos  y  las  aplicaciones  de  reportes a 

gerentes  y  directivos.  La  integración  entre  todas  las  aplicaciones  se  realiza  por 

intermedio  de  los  datos  contenidos  en  los  repositorios  de  la  base  de  datos.  Esta 

integración  permite  que  los  datos  sean  ingresados  en  un  solo  lugar  y  toda  la 

información relacionada con éstos sea actualizada automáticamente.  

Específicamente,  las  funciones  de  los  sistemas  ERP  se  pueden  clasificar  en  cuatro 

grandes  grupos,  dependiendo  de  los  procesos  de  negocios  que  apoyen:  procesos  de 

manufactura,  procesos  financieros  y  contables,  procesos  de  ventas  y  marketing,  y 

procesos de recursos humanos. A continuación describiremos cada uno de ellos: 

 

El grupo procesos de manufactura incluye aplicaciones que apoyan gestión de 



inventario,  compras,  planificación  de  producción,  y  manutención  de  planta  y 

equipamiento. 

 

El  grupo  de  procesos  financieros  y  contables  incluye  aplicaciones  que  apoyan 



las  actividades  asociadas  tanto  a  cuentas  a  pagar  como  a  cuentas  a  cobrar,  y 

además  las  relacionadas  con  gestión  y  presupuesto  de  flujos  financieros, 

contabilidad  de  costes  de  producción,  contabilidad  del  activo  fijo  o 

inmovilizado, contabilidad general y generación de informes financieros.  

 

El  grupo  de  procesos  de  ventas  y  marketing  incluye  aplicaciones  para 



procesamiento  de  órdenes  de  venta,  generación  de  listas  de  precios, 

distribución,  y  facturación  de  productos  y/o  servicios,  además  de  incorporar 

herramientas para gestión y planificación de ventas. 

 



Por último, el grupo de procesos de recursos humanos incluye aplicaciones que 

apoyan  registro  del  personal,  control  de  tiempos,  cálculo  de  remuneraciones, 

planificación  y  desarrollo  del  personal,  contabilización  de  beneficios, 


 

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seguimiento  de  aplicaciones  en  los  procesos  de  reclutamiento,  e  informes  de 

gastos de viajes. 

02.04.02 /

 

Perspectiva técnica 



Desde  una  perspectiva  técnica,  los  sistemas  ERP  actuales  están  diseñados  y 

construidos utilizando dos elementos técnicos, una  arquitectura cliente/servidor para 

su operación, y una base de datos relacional que organiza todos los datos necesarios 

para soportar las funcionalidades antes comentadas.  

La  arquitectura  cliente/servidor  es  una  configuración  descentralizada  que  se  basa  en 

un  servidor  que  entrega  servicios  a  un  conjunto  de    clientes.  El  PC  servidor  está 

especializado  en  ciertos  servicios,  por  ejemplo  en  la  entrega  de  datos  desde  un 

repositorio. Cada cliente pedirá los servicios al servidor cuando no puedan realizarlos 

por sí mismos. La comunicación entre los clientes y el servidor se realiza por red en los 

ERP de arquitectura Offline, y vía internet en los ERP de arquitectura Online. El usuario 

interactúa solo con la porción del cliente en la aplicación, que generalmente consiste 

en  la  interface  de  usuario,  el  proceso  de  captura  de  datos,  la  consulta  a  la  base  de 

datos y la obtención de informes. El servidor realiza las funciones de fondo no visibles 

por los usuarios, como la administración de los dispositivos periféricos y el control de 

acceso a las bases de datos compartidas. La división exacta de las tareas entre clientes 

y  servidores  depende  de  los  requerimientos  de  las  aplicaciones,  requerimientos  de 

procesamiento, el número de usuarios y los recursos disponibles. 

 


 

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Figura 1: Arquitectura cliente/servidor 

Como observamos en la ilustración, que sintetiza la arquitectura cliente/servidor, “n” 

clientes se comunican con un servidor cuando desean acceder a los datos incorporados 

en un gran repositorio controlado por este último. La figura presenta la configuración 

más simple de cliente/servidor, aunque es posible que exista más de un servidor, cada 

uno  de  ellos  especializado  en  un  servicio,  tales  como  impresión,  acceso  a  Internet, 

seguridad, etc. 

Las bases de datos relacionales son un estándar en el actual desarrollo de sistemas de 

información  para  la  empresa  y  su  denominación  deriva  del  uso  de  un  modelo 

específico  para  organizar  los  datos.  Una  base  de  datos  se  puede  definir  como  una 

colección  de  datos  organizada  para  dar  servicio  eficiente  a  muchas  aplicaciones  al 

centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes. Para crear y mantener 

una  base  de  datos  y  permitir  que  las  aplicaciones  accedan  a  los  datos  en  ésta  debe 

existir un Sistema Gestor de Bases de Datos. Los Sistemas de gestión de bases de datos 

son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de 

datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. 

Existen distintos modos de organizar la información y representar las relaciones entre 

los  datos en una  base de  datos.  Los  sistemas  gestores de  bases  de  datos  utilizan  con 

mayor frecuencia el modelo relacional, en este modelo se representan todos los datos 

en la base de datos como sencillas tablas de dos dimensiones llamadas relaciones. Las 

tablas son semejantes a una planilla Excel, donde cada columna representa un atributo 

y cada fila una ocurrencia del dato.   

Algunas de las bases de datos más conocidas y utilizadas en los sistemas ERP son:  

 



Oracle 

 



PostgreSQL 

 



MySQL 

 



SqlServer 

 

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02.05 /


 

Ventajas e inconvenientes  de los sistemas ERP 

El  tener  un  sistema  ERP  implantado  dentro  de  la  organización  no  significa  que  la 

empresa ya tenga el futuro asegurado. Es necesario ver las ventajas y desventajas de 

los  distintos  paquetes  de  Software   que  mejor  se  adapten  a  las  necesidades  de  la 

empresa. 

La cultura de la organización será un factor clave para el éxito de la implantación. Se 

debe  conocer  cómo  involucrar  al  personal  de  la  empresa  y  evitar  que  exista  una 

resistencia al cambio que indudablemente sufrirá la organización.  

Entre  los  factores  de  éxito  del  mismo  se  pueden  citar:  la  mejora  de  los  procesos, 

involucramiento del personal, capacitación, cultura, aceptación y selección adecuada, 

etc.; pero la clave está en el compromiso y la dedicación que merece una inversión de 

este tipo, que puede llevar a la empresa a la operatividad y eficiencia financiera o a la 

quiebra. 

Antes de implantar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que 

desea obtener para su organización para que sean base de los requerimientos para la 

implantación del nuevo sistema. 

02.05.01 /

 

Ventajas 



De  una  forma  concreta  se  puntualizan  los  beneficios  de  los  sistemas  ERP  en  nueve 

puntos:  



Acceso a información fiable. Este beneficio se logra por:  

 



El uso de una base de datos común 

 



La consistencia y exactitud de los datos  

 



Las mejoras en los informes del sistema  

Evita  redundancia  de  datos  y  operaciones.  Como  los  distintos  módulos  del  sistema 

ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan dos cosas: 



 

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Los registros duplicados o múltiples de los mismos datos en el sistema.  

 



La  duplicación  de  las  operaciones  por  falta  de  actualización  del  registro  sobre 

ellas.  


Reducción del tiempo de ciclo y de entrega. Este beneficio se logra, por una parte, al 

minimizar  el  proceso  de  recuperación,  y  por  otra,  al  realizar  informes  sobre  los 

retrasos de producción o entrega.  

Reducción de costos. Esta reducción se debe tanto a la economía de tiempo, como a 

las mejoras en el control y en el análisis de las decisiones empresariales.  



Fácil adaptabilidad. Los sistemas ERP se pueden modificar a través de la redefinición 

de sus distintos procesos de negocio, esto hace fácil que se adapte y reestructure para 

satisfacer los nuevos requerimientos.  

Mejoras  en  “escalabilidad”.  Debido  a  un  diseño  modular  y  estructurado  los  sistemas 

ERP  permiten  realizar  adiciones  de  funciones  para  aumentar  o  escalar  la  solución 

inicial.  

Mejoras  en  el  mantenimiento.  La  existencia  de  un  contrato  a  largo  plazo  de 

mantenimiento con el proveedor, como parte de la adquisición de sistema ERP, hace 

que  mejore  el  proceso  de  mantener  el  sistema  de  información  al  día  de  los  avances 

tecnológicos y de gestión.  



Alcance fuera de la organización. Los módulos de extensión de los sistemas ERP como 

son  los  CRM  (Customer  Relationship  Management  -  Gestión  de  la  relación  con  el 

cliente),  y  los  SCM  (Supply  Chain  Management  -  Gestión  de  la  cadena  de 

abastecimiento) hacen que la organización se integre con clientes y proveedores, fuera 

de los límites tradicionales de la empresa.  

Comercio  electrónico  y  e-business.  Por  una  parte  esto  es  posible  debido  a  que  la 

infraestructura tecnológica de los sistemas ERP soportan procesos en Internet, lo que 

es  básico  para  el  comercio  electrónico,  y  por  otra  parte,  a  que  la  adopción  de  los 

sistemas ERP desarrolla una cultura de colaboración entre negocios.  



 

21

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A las ya señaladas se le pueden añadir las siguientes:   

 

Tener un flujo  eficiente de  información  y  transaccional  íntegro  a través de  las 



diferentes áreas de la empresa, unidades de negocio y áreas geográficas hace 

que  se  tengan  beneficios  aún  mayores,  sobre  todo  en  cuestión  de  tiempos  y 

acceso a la información. 

 



Los  procesos  de  planificación  estratégica,  manejo  de  recursos  humanos, 

optimización  de  recursos,  reducción  de  costos  y  capacidad  de  atención  a 

clientes  y  proveedores  se  ven  beneficiados,  en  tiempo  y  costo,  por  el  manejo 

de sistemas integrados de este tipo. 

 

Se  optimizan  los  procesos  empresariales  y  se  incrementa  la  capacidad  de 



proporcionar información confiable y en tiempo real. 

 



Mejoras  en  cuanto  al  servicio  al  cliente  y  atención  de  los  mismos,  Así  como 

mayor competitividad conforme haya cambios en el medio.

 

02.05.02 /



 

Inconvenientes

 

Las principales limitaciones y obstáculos importantes que puede suponer la existencia 



de un ERP en una empresa son los siguientes:  

La  implantación  de  un  sistema  ERP  implica  no  solo  enormes  cambios  en  la 

infraestructura de tecnologías de información de la organización, sino también implica 

dramáticos  cambios  en  los  procesos  de  negocio,  en  la  estructura  y  en  cultura  de  la 

empresa.  Las  organizaciones  que  no  entiendan  que  deben  realizar  un  proceso  de 

implantación  del  sistema  ERP  que  considere  todos  estos  cambios  tendrán  problemas 

en  su  implantación  o  no  alcanzarán  altos  niveles  de  integración  entre  procesos  de 

negocios y funciones de la empresa.  



Superación  del  análisis  costo/beneficio.  Los  costos  de  un  sistema  ERP  son  altos,  se 

realizan  por  adelantado,  son  muy  visibles,  y  muy  a  menudo  son  cobrados 

políticamente.  En  cambio,  los  beneficios  casi  invariablemente  no  pueden  ser 

cuantificados al comienzo de un proyecto, y estos solo serán visibles cuando el sistema 

comience a operar, y quizás, un tiempo después de ello.  


 

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La  inflexibilidad  del  sistema  ERP.  Tanto  la  tendencia  a  ser  sistemas  complejos,  y  por 

ende, difíciles de dominar totalmente, como la existencia de pocas personas a escala 

mundial  con  experiencia  en  su  instalación  y  mantenimiento,  contribuyen  a  que  un 

sistema ERP pueda transformarse en inflexible. Es más, si consideramos que este tipo 

de software está profundamente interrelacionado con los procesos de negocios de la 

empresa, cuando una compañía necesite realizar grandes cambios en su organización 

deberá  imperiosamente  modificar  el  sistema  ERP,  pero  esta  modificación  puede  ser 

tan  dificultosa  como  realizar  los  cambios  en  los  viejos  sistemas  de  información  que 

fueron reemplazados por el ERP.  

Alcanzar beneficios estratégicos. Si una organización adopta procesos de negocio que 

nacen de los modelos genéricos que proporciona el proveedor del sistema ERP puede 

dejar  de  utilizar  aquellos  procesos  de  negocios  únicos  que  han  sido  fuente  de  sus 

ventajas  sobre  la  competencia.  Asimismo,  para  algunas  organizaciones  la 

centralización de la coordinación y la toma de decisiones promovida por los sistemas 

ERP  puede  no  ser  la  mejor  forma  de  operar.  Algunas  empresas  claramente  no 

necesitan el nivel de integración que proporcionan los sistemas ERP.  

El  éxito  depende  en  las  habilidades  y  la  experiencia  de  la  fuerza  de  trabajo, 

incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas 

compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas 

empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es 

operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.  

Cuidado  con  costes  indirectos.  Los  vendedores  del  ERP  pueden  cargar  sumas  de 

dinero  para  la  renovación  de  sus  licencias  anuales,  que  no  está  relacionado  con  el 

tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias. Además, Una vez que el sistema esté 

establecido,  los  costos  de  los  cambios  son  muy  altos  (reduciendo  la  flexibilidad  y  las 

estrategias de control).  

Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptar al flujo específico 

de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías.  


 

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Alguna información está organizada en módulos de manera muy compleja, lo cual lo 

hace poco práctico, y poco funcional el navegar entre varias opciones del sistema. Para 

reducir esta limitación hay que capacitar más al personal en cuanto al uso del sistema, 

organización de los datos y obtención de la información. 

Existe dificultad para integrar la información de otros sistemas independientes, o bien 

que están en otra ubicación geográfica. Esto se da más frecuentemente con empresas 

que  tienen  unidades  distribuidas  en  otras  localidades,  o  bien  que  manejen  varios 

proveedores. 

En cuanto a la disponibilidad de algunos datos, se hace lento el proceso por tener que 

recalcularlos  en  el  tiempo  que  son  requeridos,  para  lo  cual  se  hacen  consultas  en  el 

historial, que no está almacenado de manera directa. 

No existe flexibilidad en cuanto a la personalización y elaboración de algunos reportes 

necesarios  por  la  empresa  para  la  obtención  de  información.  Lo  cual  debería  ser 

independiente  del  área  de  sistemas.  Sobre  todo  hay  que  considerar  que  sea  la 

información requerida, en un formato adecuado y oportunamente. 

Otros puntos negativos de la implantación de un ERP son:  

 



Cambio  de  personal,  las  compañías  pueden  emplear  administradores  que  no 

están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía, proponiendo 

cambios  en  las  prácticas  de  los  negocios  que  no  están  sincronizados  con  el 

sistema.  

 

Los sistemas pueden ser difíciles de usarse. 



 

Una  vez  que  el  sistema  esté  establecido,  los  costos  de  los  cambios  son  muy 



altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).  

 



La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede 

reducir la eficiencia del software.  

 

Hay  problemas  frecuentes  de  compatibilidad  con  algunos  de  los  sistemas 



utilizados anteriormente en la empresa. 

 

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Los  sistemas  pueden  estar  saturados  relativamente  a  las  necesidades  del 

consumidor.  

02.06 /

 

Tipos de sistemas ERP 



02.06.01 /

 

Propietario 



Los  sistemas  propietarios  son  aquellos  que  requieren  del  pago  de  una  licencia  para 

poder ser utilizados. Esta licencia se suele pagar por número de puestos operativos y 

puede llegar a representar un 50% de la implantación total del sistema. De esta forma, 

el  precio  total  suele  encarecerse  llegando  en  algunos  casos  a  cotas  que  la 

microempresa difícilmente puede asumir si no tenemos en cuenta las posibilidades de 

financiación.  Existen  sistemas  ERP  propietario  que  pertenecen  a  grandes 

desarrolladoras de software como Sage, SAP o Microsoft y otros creados por pequeñas 

empresas  como  Solmicro  y  Deister.  Los  primeros  suelen  disponer  de  un  producto 

maduro, sólido, y con mayor soporte. Los segundos suelen estar más especializados en 

un  sector  concreto.  Debemos  tener  precaución  en  el  segundo  caso  ya  que 

dependeremos de una empresa que tiene mayores probabilidades de ser absorbida o 

desaparecer que una gran corporación. 

02.06.02 /

 

Opensource 



Una  buena  alternativa  a  los  ERP  propietario  son  los  sistemas  ERP  Opensource  o  de 

software  libre.  Aunque  se  tiende  a  pensar: “si  es  libre  es  gratis”,  esto no  es  del  todo 

cierto, así como no es cierto tampoco que todo software Opensource esté hecho por 

un grupo de gente sin ánimo de lucro.  Las empresas desarrolladoras de este tipo de 

sistemas  suelen  tener  una  comunidad  de  “partners”  que  ofrecen  servicios  de 

implantación,  configuración,  parametrización  y  formación  de  usuarios  en  sus 

aplicaciones  ERP.  Además,  ofrecen  para  nuevos  partners  o  clientes  que  desean 

implantar  la  solución  de  forma  independiente  (en  su  propia  empresa,  por  ejemplo), 

unos cursos de entrenamiento o capacitación. Sin estas opciones es muy difícil llevar a 

cabo  la  configuración,  parametrización  e  implantación  del  sistema,  ya  que  podemos 



 

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estar  mucho  tiempo  averiguando  su  funcionamiento  interno,  pues  suelen  ser  muy 

complicados de modificar/adaptar. 

Además, usando aplicaciones de código abierto, se asegura un buen servicio, ya que si 

la empresa proveedora del software no da un buen trato al cliente, éste puede elegir 

que  otra  empresa  le  dé  el  soporte  sin  cambiar  de  aplicación.  En  cambio,  con 

aplicaciones propietarias, dependes del proveedor, que puede subir los precios cuando 

y  cuanto  quiera  o  no  hacer  las  modificaciones  que  le  pidas,  porque  conoce  que 

cambiar el sistema de información en tu negocio acarrearía unos costes desorbitados.  

Los  proyectos  Opensource  se  basan  en  la  entrega  y  garantía  de  libertades  al  usuario 

final. El Software Libre es el que da: 

 



Libertad para usar el programa para cualquier actividad. 

 



Libertad para el acceso y la modificación del código. 

 



Libertad para la libre distribución de la aplicación, modificado o no.

 

02.07 /



 

Historia 

Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el gobierno 

estadounidense empleó programas especializados que se ejecutaban en los enormes y 

complejos ordenadores recién surgidos en el principio de la década de los años 40 para 

controlar la logística u organización de sus unidades en acciones bélicas.  

Estas  soluciones  tecnológicas,  conocidas  como  los  primeros  sistemas  para  la 

planeación de requerimiento de materiales (Material Requirements Planning Systems 

o MRP Systems), son el antecedente histórico más remoto de los actuales ERP.  

Para el final de los años 50, los sistemas MRP brincaron las trincheras del ejército para 

hallar cabida en los sectores productivos en especial de los Estados Unidos de América. 

Las compañías que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitían 

llevar  un  control  de  diversas  actividades  como  control  de  inventario,  facturación,  y 

pago y administración de nómina.  

De  forma  paralela,  la  evolución  de  la  computación  favoreció  el  crecimiento  de  estos 

sistemas  en  cuanto  al  número  de  empresas  que  optaban  por  ellos.  Claro  que  estos 



 

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ordenadores  eran  muy  rudimentarios  pero  contaban  con  la  capacidad  de 

almacenamiento  y  recuperación  de  datos  que  facilitaban  procesar  transacciones,  es 

decir, manejar información y canalizarla de manera apropiada a aquellas áreas que, al 

integrarla, podían ejecutar acciones mucho más rápidas.  

En las décadas de los años 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las 

empresas  a  reducir  los  niveles  de  inventario  de  los  materiales  que  usaban,  ya  que  al 

planear sus requerimientos de insumos con base en lo que realmente les demandaban, 

los costes se reducían, ya que se compraba sólo lo necesario.  

Para la década de los años 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar otras siglas: 

MRP  II  o  planeación  de  los  recursos  de  manufactura  (Manufacturing  Resource 

Planning).  Su  alcance  fue  distinto:  permitían  atender  factores  relacionados  con  la 

planeación de las capacidades de manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas 

previos, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios 

súbitos y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales.  

Así,  a  principios  de  los  años  90,  había  dos  posiciones  en  el  escenario  de  soluciones 

tecnológicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los MRP II. Pero el mundo 

había  cambiado  y  estas soluciones  nacidas  en  los  ambientes  de  manufactura  ya  eran 

insuficientes para un mercado donde había organizaciones de todo tipo: de servicios, 

financieras,  comerciales,  entre  otras,  que  también  necesitaban  una  solución  para 

controlar sus procesos y, en consecuencia, ser más competitivas. MRP-II fue ampliado 

aun más para abarcar áreas como Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de 

Proyectos,  etc.;  es  decir  la  totalidad  de  las  funciones  desarrolladas  dentro  de  una 

empresa. Fue esta evolución lo que introdujo el concepto ERP.  

02.08 /

 

Costes de un ERP 



02.08.01 /

 

Introducción a los costes de un ERP 



El coste de un ERP suele ser uno de los factores más importantes en la determinación 

de la decisión de muchas empresas, sobre todo cuando hablamos de empresas de baja 

capitalización. Creemos que no debería darse tanta importancia a este factor dada la 


 

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coyuntura  actual  de  facilidad  de  crédito  y  posibles  subvenciones.  Aunque    lo  que 

debería  ser  realmente  importante  es  que  el  sistema  cubra  correctamente  tanto  las 

necesidades  técnicas  como  las  funcionales,  es  innegable  que  el  coste  es  y  seguirá 

siendo un factor decisivo. 

En este apartado se explican los costes principales de un ERP según su tipo para luego 

ver un listado de costes ocultos relacionados con éstos. 

02.08.02 /

 

Costes Principales 



Infraestructura Técnica 

Los  avances  en  infraestructura  técnica  están  haciendo  viables  proyectos  que  en  el 

pasado  representaban  un  coste  demasiado  elevado.  El  precio  del  hardware  se  ha 

abaratado y las tecnologías que eran factibles antiguamente en grandes corporaciones 

son hoy en día incluso aplicables a la pequeña empresa. Hay que ir con cuidado en no 

caer en el error de realizar un mal dimensionamiento técnico pues podría echar abajo 

el resto de trabajos asociados a la implantación del sistema ERP. 

Costes  asociados:  hardware,  red,  comunicaciones,  análisis  de  las  necesidades, 

reasignaciones  y  reutilizaciones,  petición  y  seguimiento  de  ofertas  con  proveedores, 

coste de comunicaciones, coste de seguridad, contratos de mantenimiento.

 

Software 

Los costes del Software son marcados por los fabricantes estando íntimamente ligados 

a los proveedores de servicios. Mucha gente del sector piensa que en el futuro el coste 

de  las  licencias  será  nulo  siendo  los  beneficios  de  las  empresas  distribuidoras  los 

servicios proporcionados.  

Costes asociados: módulos propios del software, licencia, elección del software, costes 

de actualización. 

Servicios 


 

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Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por personal 

de  la  compañía  distribuidora.  En  los  costes  de  servicios  se  engloban  costes  de 

consultoría,  incorporados  en  la  primera  fase  de  estudio  previo.  Costes  de 

personalizaciones, incluyendo la reprogramación o adaptación del sistema a una forma 

de  trabajar  concreta  determinada  por  la  empresa  cliente.  Los  costes de  implantación 

son aquellos surgidos desde el momento en que se empieza a instalar el sistema hasta 

el  correcto  funcionamiento  de  este.  Posteriormente  surgen  los  costes  de  formación, 

enfocados  a  dar  los  conocimientos  mínimos  a  los  usuarios  finales  del  sistema  para 

evitar  una  pérdida  de  productividad  y posibles  errores  durante  las primeras  semanas 

de  contacto  con  el  sistema.  Una  vez  se  ha  hecho  la  formación,  en  caso  de  haberla 

requerido,  aparecen  los  costes  de  mantenimiento,  costes  que  suelen  englobar  tanto 

un soporte telefónico que incluyen un determinado número de horas de un técnico en 

caso  de  requerirlo  y  actualizaciones  del  sistema  en  futuras  versiones.  Estas 

actualizaciones  pueden,  en  algunos  casos,  ser  realizadas  directamente  por  el  cliente 

aunque  la  empresa  distribuidora  suele  recomendar  hacer  implantación  de  la 

actualización,  coste  que  no  estará  incluido  en  el  mantenimiento.  En  caso  de  haber 

realizado  personalizaciones  existen  probabilidades  de  que  las  actualizaciones  las 

machaquen por lo que es recomendable que sea la empresa distribuidora la encargada 

de realizar la tarea de seleccionar las partes a modificar.  

Puesto  que  históricamente  el  precio  de  los  servicios  ha  sido  un  coste  habitualmente 

variable al alza las empresas distribuidoras de ERP tienen en la actualidad la tendencia 

a crear presupuestos cerrados para sus clientes para evitar desconfianzas. Es necesario 

que  en  estos  casos  la  empresa  cliente  se  esfuerce  en  determinar  con  mucho  detalle 

todas las funcionalidades y particularidades que necesitará pues cualquier cambio no 

reflejado en el documento del proyecto tendrá un coste añadido.  

Costes  asociados:  servicios  de  consultaría  y  organización,  nuevos  desarrollos, 

implantación, formación y mantenimiento, etc.  



Costes ocultos 

 

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En muchos casos se acusa a las empresas distribuidoras de tener costes ocultos que no 

se ven hasta el momento de realizar la implantación. Aunque esto varía según el tipo 

de empresa, se concuerda que los costes usualmente olvidados o no estimados son: 

 

Capacitación/Formación:  Los  trabajadores  deben  aprender  todo  un  nuevo 



conjunto de procesos y no sólo una simple nueva interfaz de software. 

 



Integración y prueba: Integración de la conexión entre el sistema ERP con otras 

aplicaciones de software empresarial. 

 

Migración  de  datos  de  registros  de  clientes  y  empresas  entre  otros, 



considerando que muchos datos suelen mostrarse como corruptos al efectuar 

su transferencia. 

 

Análisis  de  los  datos:  Los  datos  del  ERP,  generalmente,  tienen  que  estar 



cruzados con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy 

difícil,  es  pues  necesario  efectuar  un  programa  interno  que  haga  la 

actualización diaria al fin del día. 

 



Consultoría:  Para  evitar  que  la  planificación  falle,  la  solución  en  grandes 

empresas  es  contratar  una  consultora  que  lidere  el  equipo  en  el  proceso  de 

implantación del ERP. 

 



Sustitución:  Mantener  el  personal  especializado  en  la  empresa  cuesta  mucho 

dinero. 


 

Depresión  post  ERP:  Algunas  empresas,  ya  sea  por  no  estar  habituadas  a  las 

nuevas  funcionalidades  del  ERP,  por  no  conseguir  cambiar  sus  antiguos 

métodos  de  trabajo,  o  por  no  tener  la  noción  de  los  logros  provenientes  del 

ERP, acaban abandonando el proyecto de implantación antes de ser finalizado. 

Son éstos los costes que más hay que vigilar pues no suelen comentarse inicialmente o 

se  les  suele  dar  la  suficiente  importancia.  Aún  siendo  algunos  costes  indirectos  es 

importante ser consciente de todos ellos para evitar futuras sorpresas. 




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